Légalisation Consulaire de Documents Étrangers à utiliser au Vietnam

Pour que votre Diplôme Universitaire, votre Certificat de Police, votre Certificat de Mariage, votre Certificat de Naissance, etc. puissent être utilisés légalement au Vietnam, vous devez les faire certifier par les missions diplomatiques de votre pays au Vietnam, et ensuite les faire légaliser par les autorités consulaires au Vietnam. La première procédure s’appelle l’authentification des documents en vue de leur utilisation au Vietnam, tandis que la seconde s’appelle la légalisation consulaire. Dans cet article, nous parlerons de cette dernière, car la première peut varier en fonction des missions diplomatiques des pays étrangers au Vietnam.

En bref:

Poursuivez avec nous:

1. Qu’est-ce que la Légalisation Consulaire au Vietnam ?

Selon le Décret N°111/2011/ND-CP du 5 décembre 2011 du Gouvernement sur la Certification et la Légalisation Consulaire, la Légalisation Consulaire au Vietnam signifie la certification par les agences Vietnamiennes compétentes des cachets, signatures et titres sur les papiers et documents émis par les agences étrangères pour être reconnus et utilisés au Vietnam.

La légalisation consulaire certifie simplement les cachets, signatures et titres sur les papiers et documents, sans certifier le contenu et la forme des papiers et documents.

2. Documents Exemptés de Légalisation Consulaire au Vietnam

Conformément à l’article 9 du décret N° 111/2011/ND-CP, les 4 types de papiers et documents suivants seront exemptés de la légalisation consulaire au Vietnam:

1. Papiers et documents exemptés de la légalisation consulaire en vertu des traités auxquels le Vietnam et les pays étrangers concernés sont parties contractantes, ou selon le principe de réciprocité. Vous pouvez consulter la liste ici.
2. Papiers et documents délivrés directement ou par voie diplomatique entre les organismes Vietnamiens et étrangers compétents.
3. Papiers et documents exemptés de légalisation consulaire en vertu de la législation Vietnamienne.
4. Papiers et documents non soumis à la légalisation consulaire par les organismes Vietnamiens ou étrangers destinataires en vertu des lois Vietnamiennes ou étrangères en vigueur.

3. Conditions à Remplir pour que les Documents soient Légalisés par les Autorités Consulaires au Vietnam

Tout d’abord, pour être légalisés par les organismes Vietnamiens compétents, les papiers et documents délivrés par des organismes étrangers doivent répondre aux exigences suivantes:

• Ils ne doivent pas contenir d’altérations ou de ratures qui n’ont pas été corrigées comme l’exige la loi.
• Ils ne doivent pas contenir de détails contradictoires.
• Ils ne doivent pas être falsifiés ou indûment délivrés ou certifiés conformément à la loi.
• Ils ne doivent pas comporter de signatures ou de cachets non originaux.
• Ils ne doivent pas contenir de contenus portant atteinte aux intérêts de l’État Vietnamien.

Ensuite, avant d’effectuer la procédure de légalisation consulaire, vous devez vous assurer que:

• Votre papier ou document comportant deux pages ou plus doit être muni d’un sceau apposé sur les pages adjacentes;
• Vos papiers et documents doivent être préalablement certifiés par les missions diplomatiques à l’étranger, les consulats ou d’autres organismes autorisés de votre pays au Vietnam;
• Vos papiers et documents doivent être traduits en Vietnamien ou en Anglais (s’ils ne sont pas rédigés dans ces langues).

4. Où effectuer la Légalisation Consulaire au Vietnam?

Au Vietnam, vous pouvez déposer la demande de légalisation consulaire de vos papiers et documents auprès des agences compétentes suivantes:

• Au Vietnam:
  • Pour la légalisation consulaire à Hanoi : Département Consulaire, Ministère des Affaires Etrangères, 40 rue Tran Phu, district de Ba Dinh, Hanoï.
  • Pour la légalisation consulaire à Saigon: Département des Relations Extérieures de Ho Chi Minh Ville, Ministère des Affaires Etrangères, 184 bis Pasteur, Ben Nghe Quartier, District 1, Ho Chi Minh Ville.
• Dans les pays étrangers: Les Ambassades/Consulats généraux du Vietnam qui sont autorisés à fournir le service de légalisation consulaire du Vietnam.

Vous pouvez déposer votre demande et recevoir le résultat les jours ouvrables, à l’exception des jours fériés.

5. Comment Légaliser des Documents Consulaires pour le Vietnam?

Pour faire légaliser vos documents consulaires au Vietnam, vous pouvez avoir 02 options comme suit:

• Option 1: Authentification par le MOFA du pays émetteur ► Légalisation Consulaire par l’Ambassade du Vietnam dans le pays émetteur
• Option 2: Authentification par le MOFA du pays émetteur ► Authentification par les Ambassades/Consulats généraux du pays émetteur au Vietnam ► Légalisation par le MOFA du Vietnam.

Après avoir fait légaliser votre document par le processus mentionné ci-dessus, vous le ferez traduire en Vietnamien et certifier pour utilisation au Vietnam.

Option 1: Authentification par le MOFA du pays émetteur ► Légalisation Consulaire par l’Ambassade du Vietnam dans le pays émetteur

Comme l’indique le nom de l’option, vous devrez terminer les 02 étapes suivantes pour que votre document soit prêt à être utilisé au Vietnam :

Étape 1: Authentification des documents à utiliser au Vietnam

Dans cette étape, vous devez soumettre les documents qui doivent être utilisés au Vietnam au Département Consulaire du Ministère des Affaires Étrangères du pays émetteur pour authentification.

► Note importante: Vous êtes tenu de respecter les exigences fixées par le Ministère des Affaires Etrangères pour l’authentification. Par exemple,

• certains MOFA demandent que les documents soient préalablement certifiés par un notaire,
• certains MOFA demandent que vos diplômes soient préalablement certifiés par le Ministère de l’Éducation et de la Formation,
• etc.

Étape 2: Légalisation par l’ambassade du Vietnam

Cette étape est également connue sous le nom d’attestation de l’ambassade du Vietnam ou d’authentification de l’ambassade du Vietnam, pour laquelle vous devrez, dans un premier temps, préparer les documents suivants:

• 01 demande de certification/légalisation de documents – formulaire LS/HPH-2012/TK (à télécharger)
• Original des papiers d’identité pour le cas d’une soumission directe ; OU 01 copie des papiers d’identité pour le cas d’une soumission par email;
• Original et 01 copie des documents à légaliser qui ont été certifiés par le MOFA du pays émetteur;
• Original et 01 copie de la traduction en Vietnamien ou en Anglais des documents demandés pour la légalisation à l’ambassade du Vietnam, si ces documents ne sont pas préparés dans les langues susmentionnées ;

Vous devez ensuite soumettre ces documents à l’ambassade/consulat général du Vietnam dans le pays d’émission pour la légalisation consulaire.

Option 2: Authentification par le MOFA du pays émetteur ► Authentification par les Ambassades/Consulats généraux du pays émetteur au Vietnam ► Légalisation par le MOFA du Vietnam.

Étape 1: Authentification des documents à utiliser au Vietnam

Vous procédez de la même manière qu’à l’étape 1 de l’option 1.

Étape 2: Authentification par l’ambassade/consulat général du pays émetteur au Vietnam

Après avoir fait authentifier votre document par le Département Consulaire du MOFA du pays émetteur, vous l’apportez à l’Ambassade/Consulat Général du pays émetteur au Vietnam pour une authentification plus poussée.

Vous devez, bien entendu, vous conformer aux exigences de l’Ambassade/Consulat Général.

Step 3. Consular legalization by Vietnam MOFA

Il s’agit de la dernière étape pour obtenir la légalisation consulaire du Vietnam. Au terme de cette étape, vous travaillerez avec:

• Le Département Consulaire de Hanoi, ou
• Le Département des Relations Extérieures de Ho Chi Minh Ville

Les dossiers que vous devez préparer pour la demande de légalisation consulaire au Vietnam comprennent:

• Le formulaire de demande de légalisation consulaire au Vietnam N° LS/HPH-2012/TK (à télécharger ou à compléter en ligne ici puis à imprimer pour l’envoi)

• L’original des documents d’identification dans le cas d’une soumission directe;
• 01 copie des documents d’identification dans le cas d’une soumission par e-mail;
• Le(s) document(s) demandé(s), certifié(s) par des missions diplomatiques étrangères, des offices consulaires ou d’autres agences;
• 01 traduction en Vietnamien ou en Anglais des documents demandés pour la légalisation consulaire, si ces documents ne sont pas préparés dans les langues susmentionnées;
• 01 copie des documents mentionnés aux points 4 et 5 à conserver au Ministère des Affaires Étrangères.

En cas de vérification de l’authenticité de vos documents, les fonctionnaires chargés de la réception des dossiers peuvent vous demander de présenter les documents originaux, les documents pertinents et de soumettre 01 copie de ces documents.

Vous pouvez ensuite déposer vos dossiers à l’une des adresses mentionnées ci-dessus, en personne ou par courrier. Si vos dossiers ne sont pas suffisants, le responsable du dossier vous demandera de les compléter. Si vos documents sont suffisants, vous paierez les frais de légalisation consulaire et obtiendrez un rendez-vous auprès du responsable.

Normalement, le délai de traitement est d’un jour ouvrable à partir du moment où vous avez soumis l’ensemble des dossiers requis. Toutefois, si vos papiers ou documents comportent au moins 10 pages, la légalisation consulaire peut prendre jusqu’à 5 jours ouvrables.

👉Vérifier la procédure de légalisation consulaire de Vienam par pays

• Légalisation de document de la Chine au Vietnam
• Légalisation de document de Hong Kong au Vietnam
• Légalisation de document Indiens au Vietnam
• Légalisation de document du Japon au Vietnam
• Légalisation de document du Vietnam pour Singapour
• Légalisation de documents du Royaume-Uni au Vietnam

6. Service de Légalisation Consulaire au Vietnam

Si vous n’êtes pas habitués à traduire vos documents en Vietnamien ou en Anglais, à remplir le formulaire de demande de légalisation consulaire, ou à la procédure elle-même, référez-vous à notre Service de Légalisation Consulaire . Si possible, nous vous aiderons également à connaître la procédure d’authentification des documents à utiliser au Vietnam appliquée par la mission diplomatique de votre pays d’origine.

Vos bénéfices en utilisant notre service de légalisation consulaire au Vietnam :

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