Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự UAE chi tiết từ A-Z

Hợp pháp hóa lãnh sự UAE là bước bắt buộc để giấy tờ Việt Nam (như bằng cấp, hợp đồng, giấy khai sinh…) được công nhận hợp pháp tại UAE và ngược lại. Quy trình này đòi hỏi sự chính xác về thủ tục và thời gian xử lý, nếu thiếu kinh nghiệm, bạn có thể gặp nhiều rắc rối như hồ sơ bị trả lại, tốn kém chi phí phát sinh hoặc chậm trễ kế hoạch.

Hiểu được điều đó, Vietnam-visa sẽ hướng dẫn chi tiết từ A-Z về quy trình hợp pháp hóa lãnh sự UAE, bao gồm:

• Các loại giấy tờ thường cần hợp pháp hóa
• Từng bước thực hiện từ công chứng đến xin dấu xác nhận lãnh sự
• Kinh nghiệm xử lý để tiết kiệm thời gian và tránh sai sót

Dù bạn tự làm hay sử dụng dịch vụ, thông tin dưới đây sẽ giúp bạn chủ động trong mọi tình huống!

1. Chứng nhận lãnh sự UAE, Hợp pháp hóa lãnh sự UAE là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự UAE là quá trình xác nhận tính hợp pháp của con dấu, chữ ký, và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu để đảm bảo chúng có giá trị pháp lý khi sử dụng tại Việt Nam hoặc Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất (UAE). Đây là bước bắt buộc đối với các giấy tờ như: bằng cấp, giấy khai sinh, giấy kết hôn, hoặc hợp đồng kinh doanh nếu bạn muốn sử dụng chúng trong các giao dịch hành chính, học tập, làm việc, hoặc kinh doanh tại UAE hoặc Việt Nam.

Quá trình này bao gồm hai giai đoạn chính: chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.

Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên, trong đó cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia cấp giấy tờ (Việt Nam hoặc UAE) xác nhận con dấu, chữ ký, và chức danh trên tài liệu là hợp lệ.

Cơ quan thực hiện:

• Tại Việt Nam: Cục Lãnh sự (Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ (TP. HCM, Đà Nẵng…).
• Tại UAE: Bộ Ngoại giao và Hợp tác Quốc tế UAE (MOFAIC) hoặc các cơ quan được ủy quyền.

Ví dụ thực tế: Một du học sinh cần hợp pháp hóa bằng cấp để nộp hồ sơ vào trường đại học tại UAE. Trước tiên, bằng cấp phải được chứng nhận bởi Cục Lãnh sự Việt Nam để xác minh tính hợp lệ.

Hợp pháp hóa lãnh sự là bước cuối, trong đó cơ quan ngoại giao của quốc gia đích (UAE hoặc Việt Nam) công nhận giấy tờ đã được chứng nhận ở bước trước, cho phép sử dụng hợp pháp tại quốc gia đó.

Cơ quan thực hiện:

• Giấy tờ Việt Nam: Đại sứ quán UAE tại Việt Nam (Hà Nội).
• Giấy tờ UAE: Đại sứ quán Việt Nam tại UAE (Abu Dhabi).

Ví dụ thực tế: Một doanh nhân cần hợp pháp hóa giấy đăng ký kinh doanh để mở chi nhánh tại UAE. Sau khi chứng nhận tại Việt Nam, tài liệu sẽ được Đại sứ quán UAE hợp pháp hóa để có giá trị tại UAE.

Vì sao cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự UAE?

Cả Việt Nam và UAE đều không phải là thành viên Công ước La Hay 1961 về việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ công (Apostille), nên mọi giấy tờ từ Việt Nam muốn sử dụng tại UAE và ngược lại đều phải trải qua quy trình hợp pháp hóa lãnh sự.

Nếu bạn không thực hiện, các hậu quả có thể gặp phải gồm:

• Giấy tờ bị từ chối khi nộp hồ sơ xin visa, làm việc, du học
• Hợp đồng lao động không có giá trị pháp lý
• Không được đăng ký kết hôn, bảo lãnh người thân, mở tài khoản ngân hàng hoặc xử lý các thủ tục hành chính tại UAE

2. Giấy tờ nào thường cần hợp pháp hóa lãnh sự khi đi UAE?

Tùy theo mục đích sang UAE của bạn – lao động, du học, kết hôn, công tác hay định cư – mà danh mục giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự có thể khác nhau. Tuy nhiên, dưới đây là những nhóm tài liệu phổ biến thường được yêu cầu hợp pháp hóa để sử dụng hợp pháp tại UAE:

2.1 Nhóm giấy tờ cá nhân, dân sự

Đây là những tài liệu cơ bản liên quan đến nhân thân, tình trạng hôn nhân, quan hệ gia đình, thường được yêu cầu trong các thủ tục hành chính, kết hôn, bảo lãnh hoặc xin visa tại UAE:

• Giấy khai sinh
• Giấy chứng nhận kết hôn/ly hôn
• Giấy chứng nhận độc thân (dành cho kết hôn hoặc xin visa)
• Sổ hộ khẩu, CMND/CCCD (trong một số trường hợp cụ thể)
• Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác nộp hồ sơ, ký hợp đồng thay mặt)

2.2 Nhóm giấy tờ học vấn – nghề nghiệp

Nếu bạn sang UAE để làm việc, học tập, định cư theo diện tay nghề cao thì bắt buộc phải chứng minh trình độ chuyên môn. Các giấy tờ thường cần hợp pháp hóa gồm:

• Bằng tốt nghiệp THPT/Cao đẳng/Đại học/Thạc sĩ/Tiến sĩ
• Bảng điểm
• Chứng chỉ nghề, chứng chỉ chuyên môn
• Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc
• Giấy khám sức khỏe (trong một số ngành nghề đặc biệt)

Lưu ý: UAE rất nghiêm ngặt trong việc kiểm tra tính hợp pháp của bằng cấp – chỉ chấp nhận văn bằng hợp pháp hóa từ cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam.

2.3 Nhóm giấy tờ tài chính – doanh nghiệp

Nếu bạn có nhu cầu làm việc với đối tác, thành lập công ty, đầu tư tại UAE, nhóm tài liệu pháp lý về doanh nghiệp hoặc giao dịch cũng cần hợp pháp hóa:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Điều lệ công ty
• Hợp đồng kinh tế, hợp đồng hợp tác
• Giấy ủy quyền đại diện pháp luật
• Hóa đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (CO), chất lượng (CQ) (nếu xuất khẩu hàng hóa)

Lưu ý quan trọng

• Giấy tờ cần dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập (Arabic) trước khi tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự.
• Với bằng đại học và các loại bằng cấp cao hơn, cần có thêm chứng thực của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
• Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ sẽ giúp thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự diễn ra nhanh chóng, thuận tiện hơn.

3. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng ở UAE

Để một giấy tờ Việt Nam có thể được công nhận và sử dụng hợp pháp tại UAE, bạn bắt buộc phải thực hiện 2 bước xác nhận liên tiếp:

• Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam
• Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán UAE

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước:

Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập (Arabic)

• Bạn mang bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự đến các cơ quan dịch thuật được công nhận để dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập.
• Sau đó, bản dịch phải được công chứng tại Văn phòng công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp.
• Đối với bằng đại học hoặc các loại bằng cấp cao, cần có thêm chứng thực của Bộ Giáo dục và Đào tạo trước khi dịch thuật công chứng.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam

Chuẩn bị hồ sơ gồm bản gốc giấy tờ, bản dịch công chứng, đơn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự và các giấy tờ liên quan theo quy định.

Nơi nộp hồ sơ:

• Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao (Địa chỉ: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội) hoặc
• Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh (Địa chỉ: 6 Alexandre De Rhodes, Quận 1).
• Thời gian xử lý: 3-5 ngày làm việc, có thể lâu hơn nếu hồ sơ phức tạp hoặc cần xác minh thêm.
• Lệ phí: 30.000 VNĐ/lần chứng nhận (theo Thông tư 157/2016/TT-BTC).
• Lưu ý:
  • Kiểm tra kỹ giấy tờ trước khi nộp để đảm bảo không có lỗi về con dấu, chữ ký, hoặc nội dung.
  • Nếu nộp hồ sơ qua bưu điện, cần sử dụng dịch vụ chuyển phát bảo đảm và kèm phong bì ghi rõ thông tin người nhận để nhận kết quả.

Bước 3: Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán UAE tại Việt Nam

Sau khi giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam, bước tiếp theo là thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự từ phía Bộ Ngoại giao UAE thông qua Đại sứ quán UAE tại Hà Nội.

Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm:

• Giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự đã có tem chứng nhận lãnh sự (CNLS) của Bộ Ngoại giao Việt Nam, hoặc Sở ngoại Vụ TP. HCM nếu giấy tờ được xin tem ở TP. HCM.
• Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự
• Tài liệu chứng minh mục đích sử dụng hồ sơ tại UAE, bản in nộp kèm, tùy theo từng trường hợp: nếu lao động cần có hợp đồng lao động, thư offer công việc, nếu là du học cần thư xác nhận trường.
• Giấy ủy quyền theo mẫu nếu ủy quyền cho người khác hoặc đơn vị dịch vụ nộp hồ sơ thay.

1️⃣Nộp hồ sơ trực tiếp tại Đại sứ quán UAE tại Hà Nội:

• Địa chỉ: Số 20, đường Quảng An, quận Tây Hồ, Hà Nội
• Điện thoại: +84 24 3726 4545
• Email: [email protected]
• Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu, trong khung giờ: 08:30 – 12:00 và 12:30 – 15:30

2️⃣Gửi hồ sơ qua đường bưu điện:

Nếu bạn không tiện đến trực tiếp, có thể gửi hồ sơ qua bưu điện. Trong trường hợp này, cần lưu ý:

• Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần hợp pháp hóa đã được chứng nhận lãnh sự.
• Gửi kèm phong bì có dán sẵn tem và ghi đầy đủ địa chỉ nhận lại kết quả.
• Thanh toán trước phí chuyển phát chiều về để tránh thất lạc hoặc trì hoãn.

4. Chi tiết quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ UAE để sử dụng tại Việt Nam

Khi bạn có giấy tờ, tài liệu do Các Tiểu Vương quốc Ả Rập Thống nhất (UAE) cấp và muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự là bắt buộc nhằm đảm bảo giấy tờ được công nhận và có giá trị pháp lý tại Việt Nam. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ UAE gồm 3 bước chính sau:

Bước 1: Dịch thuật và công chứng/chứng thực giấy tờ tại UAE

• Nếu giấy tờ không phải tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập (Arabic), bạn cần dịch thuật sang một trong hai ngôn ngữ này bởi dịch giả được ủy quyền.
• Mang bản gốc giấy tờ và bản dịch đến cơ quan đã cấp giấy tờ để công chứng/chứng thực.
• Một số loại giấy tờ đặc biệt như bằng đại học, bằng cấp cao cần có thêm chứng thực của Bộ Giáo dục UAE hoặc cơ quan tương đương.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao UAE (MoFAIC)

• Tất cả giấy tờ và bản dịch công chứng/chứng thực phải là bản gốc; Bộ Ngoại giao UAE không chấp nhận bản sao.
• Tài liệu không được ép nhựa. Tài liệu ép nhựa sẽ không nhận được Chứng thực MOFA.
• Bạn cần đăng ký dịch vụ và thanh toán phí trên cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao UAE tại địa chỉ: https://www.mofaic.gov.ae/en/Services/attestation hoặc Cửa hàng Google Play hoặc Cửa hàng Apple và cài đặt ứng dụng MOFAIC
• Tạo tài khoản và đăng nhập bằng UAE pass của bạn, chọn loại giấy tờ cần chứng thực và vị trí chứng thực là “Vietnam”.
• Tải lên các giấy tờ bạn cần chứng thực và tiến hành thanh toán các khoản phí bắt buộc.
• In biên lai thanh toán và chuẩn bị hồ sơ gồm giấy tờ gốc, bản dịch công chứng và biên lai.
• Bạn sẽ nhận được tin nhắn SMS và Email có số tham chiếu xác nhận đơn đăng ký thành công của bạn.

Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại UAE

Sau khi có chứng nhận của Bộ Ngoại giao UAE, bạn chuẩn bị hồ sơ gồm bản gốc giấy tờ đã được chứng nhận, bản dịch công chứng, giấy tờ tùy thân.

Người yêu cầu hợp pháp hoá lãnh sự nộp các giấy tờ sau :

• Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự.
• Bản chụp hộ chiếu hoặc thẻ căn cước của người nộp hồ sơ.
• Bản chính văn bản hoặc tài liệu đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao UAE (kèm bản dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Để tránh phát sinh chi phí dịch thuật, Đại sứ quán khuyến nghị đương sự nộp hồ sơ song ngữ (Ả-rập – Việt, Ả-rập – Anh hoặc Anh – Việt)
• 01 bản chụp văn bản cần được hợp pháp hóa.

Nộp hồ sơ tại Đại sứ quán Việt Nam tại UAE:

• Địa chỉ: Villa 147, Salama Bint Butti Street, Al Mushrif, Abu Dhabi, UAE
• Số điện thoại: +971 2449 6710
• Email: [email protected]

Lưu ý: Đại sứ quán Việt Nam tại UAE chỉ có thể hợp pháp hóa các giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao UAE

5. Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu UAE hết bao nhiêu?

Để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ UAE sử dụng tại Việt Nam, bạn cần chuẩn bị ngân sách cho các khoản phí liên quan đến dịch thuật, chứng nhận, và hợp pháp hóa. Dưới đây là chi tiết các chi phí cụ thể để bạn dễ dàng dự trù:

• Phí dịch thuật công chứng: Tùy theo số lượng tài liệu.
• Phí chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam: 30.000 VND/bản.
• Bộ Ngoại giao và Hợp tác Quốc tế tại UAE áp dụng các mức phí khác nhau cho từng loại tài liệu, không kể quốc gia cấp là gì. Trong đó:
  • Tài liệu cá nhân: Phí chứng thực của MOFA UAE là AED 150/tem.
  • Tài liệu thương mại: phí chứng thực của MOFA UAE là AED 2,000/tem.
• Phí hợp pháp hóa lãnh sự Đại sứ quán Việt Nam tại UAE: $10/tem.

6. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự UAE nhanh chóng, tiết kiệm

Việc hợp pháp hóa lãnh sự UAE – dù là giấy tờ Việt Nam mang sang UAE hay giấy tờ UAE dùng tại Việt Nam – đều trải qua nhiều bước thủ tục đòi hỏi sự chính xác, kiên nhẫn và hiểu biết về quy định giữa hai quốc gia. Với những người lần đầu làm thủ tục, không ít trường hợp bị chậm trễ, trả hồ sơ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến vì sai sót nhỏ.

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian, công sức và đảm bảo hồ sơ được xử lý trơn tru, dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự UAE của Vietnam-visa là giải pháp hoàn hảo. Với hơn 18 năm kinh nghiệm hỗ trợ khách hàng trong các thủ tục visa và hợp pháp hóa giấy tờ, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, nhanh chóng, và tiết kiệm chi phí, giúp bạn an tâm hoàn thành mọi thủ tục.

Ưu điểm nổi bật của dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự UAE tại Vietnam-visa

• Hoàn tất quy trình hợp pháp hóa giấy tờ UAE chỉ trong 5-8 ngày làm việc, nhanh hơn nhiều so với tự thực hiện.
• Theo dõi tiến độ chặt chẽ tại Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ, và Đại sứ quán UAE, đảm bảo không chậm trễ.
• Đội ngũ chuyên gia am hiểu sâu sắc quy định hợp pháp hóa của cả Việt Nam và UAE, đảm bảo hồ sơ đạt chuẩn, không bị từ chối.
• Xử lý toàn bộ quy trình từ A-Z: chuẩn bị hồ sơ, dịch thuật công chứng UAE, nộp hồ sơ tại các cơ quan, và nhận kết quả tận tay.
• Hỗ trợ khách hàng ở xa: Chỉ cần gửi bản scan qua email hoặc chuyển phát bản gốc đến văn phòng, chúng tôi sẽ xử lý và gửi kết quả về địa chỉ bạn yêu cầu.
• Cung cấp hóa đơn VAT minh bạch cho doanh nghiệp và tổ chức.
• Cam kết không phát sinh chi phí ẩn, tư vấn miễn phí để chọn gói dịch vụ phù hợp, tối ưu hóa chi phí theo nhu cầu.

Với dịch vụ chuyên nghiệp của Vietnam-visa, bạn sẽ nhận được giấy tờ hợp lệ nhanh chóng, tiết kiệm, và không lo sai sót. Liên hệ ngay:

• Hotline/Zalo/WhatsApp: +84946.583.583 (hỗ trợ 24/7)
• Email: [email protected]
• Facebook: VietnamVisaService
• Văn phòng Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà TASCO, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội
• Văn phòng TP. Hồ Chí Minh: Tầng 6, Tòa nhà VIPD, 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1