[Cần biết] Hướng dẫn thủ tục cấp lại thẻ tạm trú cho người nước ngoài khi thay đổi hộ chiếu

Việc thay đổi hộ chiếu khi còn thời hạn thẻ tạm trú là tình huống khá phổ biến đối với người nước ngoài đang sinh sống và làm việc tại Việt Nam. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy định về cấp lại thẻ tạm trú trong trường hợp này. Nếu không thực hiện đúng và kịp thời, bạn có thể gặp rắc rối như bị từ chối xuất nhập cảnh, bị xử phạt hành chính, hoặc gây ảnh hưởng đến tư cách lưu trú hợp pháp tại Việt Nam.

Bài viết dưới đây sẽ giúp cá nhân người nước ngoài cũng như doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh hiểu rõ:

• Khi nào cần cấp lại thẻ tạm trú do thay đổi hộ chiếu?
• Thủ tục, hồ sơ cần chuẩn bị, cơ quan giải quyết
• Những lưu ý quan trọng để tránh sai sót
• Dịch vụ hỗ trợ từ Vietnam-visa giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy trình

Tại sao cần cấp lại thẻ tạm trú khi đổi hộ chiếu?

Thẻ tạm trú là loại giấy tờ có giá trị tương đương visa dài hạn, cho phép người nước ngoài cư trú hợp pháp tại Việt Nam trong một khoảng thời gian nhất định. Trên thẻ tạm trú có ghi rõ số hộ chiếu mà thẻ được cấp theo. Vì vậy, khi người nước ngoài đổi sang hộ chiếu mới, thẻ tạm trú cũ sẽ không còn giá trị pháp lý đi kèm với hộ chiếu đó nữa.

Việc không kịp thời cấp lại thẻ tạm trú có thể dẫn đến những hệ quả nghiêm trọng như:

• Không thể xuất nhập cảnh do thông tin hộ chiếu và thẻ tạm trú không khớp.
• Khó khăn trong quá trình lưu trú, làm việc, hoặc xin các giấy tờ liên quan (giấy phép lao động, mã số thuế, mở tài khoản ngân hàng…).
• Doanh nghiệp bảo lãnh có thể bị ảnh hưởng về uy tín hoặc bị xử phạt nếu để người lao động cư trú không hợp lệ.

Cấp lại thẻ tạm trú là yêu cầu bắt buộc, được quy định rõ tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam. Đây không phải là hình thức xin mới mà là thủ tục cập nhật lại thông tin cá nhân trên cơ sở thẻ tạm trú cũ.

Do đó, ngay khi nhận được hộ chiếu mới, người nước ngoài hoặc đơn vị bảo lãnh nên tiến hành thủ tục cấp lại thẻ tạm trú càng sớm càng tốt để đảm bảo quyền lợi cư trú và tránh phát sinh các rủi ro pháp lý không mong muốn.

Hồ sơ cấp lại thẻ tạm trú do thay đổi hộ chiếu

Hồ sơ cấp lại thẻ tạm trú do đổi hộ chiếu thường bao gồm các giấy tờ sau:

• Văn bản đề nghị cấp lại thẻ tạm trú của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bảo lãnh, theo mẫu NA6 (Đề nghị cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài).
• Tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú của người nước ngoài theo mẫu NA8, có dán ảnh màu kích thước 2x3cm nền trắng, ảnh rõ mặt, không đội mũ hoặc đeo kính màu.
• Hộ chiếu mới bản gốc của người nước ngoài (bản gốc và bản sao).
• Hộ chiếu cũ (nếu còn giữ) để đối chiếu.
• Thẻ tạm trú cũ (bản gốc hoặc bản sao).
• Giấy phép lao động mới đã được chỉnh sửa theo số hộ chiếu mới (nếu thuộc diện lao động).
• Văn bản bảo lãnh nhập cảnh theo hộ chiếu mới do cơ quan có thẩm quyền cấp (để chứng minh nhập cảnh hợp lệ theo hộ chiếu mới).
• Giấy xác nhận đăng ký tạm trú tại địa phương (nơi người nước ngoài đang cư trú).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động của doanh nghiệp bảo lãnh (bản sao công chứng).

Ngoài ra, tổ chức, cá nhân bảo lãnh phải báo cáo và làm thủ tục chỉnh sửa lại số hộ chiếu trên giấy phép lao động trong vòng 15 ngày kể từ ngày thay đổi hộ chiếu, đồng thời nộp hồ sơ xin cấp lại thẻ tạm trú tương ứng.

Các giấy tờ nước ngoài cấp ngoài Việt Nam cần được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng theo đúng quy định để hồ sơ hợp lệ.

Trình tự, thủ tục cấp lại thẻ tạm trú do thay đổi hộ chiếu

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp hoặc cá nhân bảo lãnh cần thực hiện theo đúng quy trình dưới đây để được cấp lại thẻ tạm trú nhanh chóng, đúng luật:

Bước 1: Xin văn bản bảo lãnh nhập cảnh theo hộ chiếu mới

• Người nước ngoài hoặc tổ chức, doanh nghiệp bảo lãnh cần làm thủ tục xin văn bản bảo lãnh nhập cảnh tại Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an cho hộ chiếu mới.
• Văn bản này là cơ sở pháp lý để nhập cảnh hợp pháp và đồng bộ thông tin số hộ chiếu mới với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Bước 2: Cập nhật hoặc cấp lại giấy phép lao động (nếu thuộc diện lao động)

• Người lao động nước ngoài có giấy phép lao động cần làm thủ tục đổi số hộ chiếu trên giấy phép lao động tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc cơ quan có thẩm quyền.
• Nội dung và số hộ chiếu trên giấy phép lao động phải trùng khớp với hộ chiếu mới và thẻ tạm trú để đảm bảo tính pháp lý.

Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ cấp lại thẻ tạm trú

Doanh nghiệp hoặc người nộp hồ sơ nên rà soát lại toàn bộ giấy tờ theo danh mục đã hướng dẫn. Đảm bảo thông tin hộ chiếu mới và thẻ tạm trú cũ khớp nhau về nhân thân, ngày sinh, quốc tịch… để tránh bị yêu cầu bổ sung hoặc chỉnh sửa.

Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh

• Người nước ngoài hoặc tổ chức bảo lãnh nộp hồ sơ cấp lại thẻ tạm trú tại:
  • Cục Quản lý Xuất nhập cảnh Bộ Công an (Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh, Đà Nẵng), hoặc
  • Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh, thành phố nơi người nước ngoài đăng ký tạm trú hoặc nơi doanh nghiệp bảo lãnh đặt trụ sở.
• Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ cấp giấy biên nhận và hẹn ngày trả kết quả.

Bước 5: Nhận thẻ tạm trú mới

• Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 5 đến 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Người nước ngoài hoặc đại diện đến nhận thẻ tạm trú mới theo giấy hẹn, xuất trình giấy tờ tùy thân và giấy biên nhận.
• Trong quá trình chờ cấp thẻ mới, người nước ngoài không được xuất cảnh để tránh mất quyền lưu trú hợp pháp.

Thời gian và chi phí cấp lại thẻ tạm trú do thay đổi hộ chiếu

Khi người nước ngoài đổi hộ chiếu tại Việt Nam, thủ tục cấp lại thẻ tạm trú sẽ mất một khoảng thời gian nhất định và phát sinh mức phí theo quy định của cơ quan chức năng.

Thời gian xử lý hồ sơ

• Thời gian giải quyết: Thông thường, từ 5 đến 7 ngày làm việc (không tính ngày nộp hồ sơ, ngày nghỉ, lễ tết) kể từ khi hồ sơ hợp lệ được nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh cấp tỉnh, thành phố.
• Thời gian thực tế có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ thiếu sót hoặc cần bổ sung giấy tờ theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.

Chi phí cấp lại thẻ tạm trú

Theo quy định của Bộ Tài chính, mức lệ phí cấp lại thẻ tạm trú (áp dụng cho cả trường hợp đổi hộ chiếu) hiện nay như sau:

• Thẻ tạm trú có thời hạn đến 1 năm: 145 USD
• Thẻ tạm trú có thời hạn từ 1 năm đến 2 năm: 155 USD
• Thẻ tạm trú có thời hạn từ 2 năm đến 5 năm: 165 USD

Ngoài lệ phí nhà nước, còn phát sinh thêm chi phí dịch thuật, công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, phí dịch vụ nếu doanh nghiệp ủy quyền cho đơn vị dịch vụ thực hiện.