Giấy phép lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp: Hướng dẫn A-Z theo quy định mới nhất

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đa quốc gia và các công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam có nhu cầu điều chuyển người lao động nước ngoài giữa các chi nhánh, văn phòng trong cùng một doanh nghiệp. Việc di chuyển nội bộ này giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực, nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng kịp thời yêu cầu sản xuất – kinh doanh.

Tuy nhiên, để đảm bảo tuân thủ pháp luật Việt Nam, người lao động nước ngoài khi di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp cần phải nắm rõ các quy định liên quan đến giấy phép lao động di chuyển nội bộ. Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2021/NĐ-CP, có hai trường hợp chính: một số ngành dịch vụ được miễn giấy phép lao động khi di chuyển nội bộ, trong khi các ngành nghề khác vẫn phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động như thông thường.

Bài viết này sẽ giải đáp các thông tin quan trọng sau:

• Di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp là gì?
• Trường hợp nào được miễn giấy phép lao động khi di chuyển nội bộ doanh nghiệp?
• Trường hợp nào phải xin cấp giấy phép lao động theo thủ tục thông thường?
• Hồ sơ và thủ tục xin cấp giấy phép lao động di chuyển nội bộ.
• Lưu ý quan trọng khi làm thủ tục giấy phép lao động di chuyển nội bộ cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam.

Giấy phép lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp là gì?

Giấy phép lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp là loại giấy phép dành cho người lao động nước ngoài được điều chuyển từ công ty mẹ, công ty con, hoặc chi nhánh tại nước ngoài sang làm việc tại chi nhánh hoặc văn phòng đại diện của cùng một doanh nghiệp tại Việt Nam.

Khác với việc xin giấy phép lao động mới cho nhân sự nước ngoài làm việc tại Việt Nam, hình thức di chuyển nội bộ giúp doanh nghiệp dễ dàng luân chuyển, bổ sung nhân sự có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong hệ thống tập đoàn mà không cần phải thực hiện toàn bộ thủ tục xin giấy phép lao động từ đầu như trường hợp tuyển dụng mới.

Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2023/NĐ-CP) và Bộ luật Lao động 2019, để được công nhận là di chuyển nội bộ, người lao động nước ngoài cần đáp ứng một số điều kiện cơ bản như:

• Đã làm việc cho công ty mẹ hoặc các chi nhánh trong cùng tập đoàn ít nhất 12 tháng liên tục trước khi được điều chuyển sang Việt Nam.
• Có hợp đồng lao động hoặc quyết định điều chuyển chính thức từ doanh nghiệp.
• Làm việc trong cùng một lĩnh vực chuyên môn hoặc ngành nghề tương ứng với vị trí được giao tại Việt Nam.

Đối tượng được xem là di chuyển nội bộ doanh nghiệp bao gồm:

• Nhà quản lý: Người quản lý doanh nghiệp theo quy định Luật Doanh nghiệp 2020, hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Giám đốc điều hành: Người đứng đầu và trực tiếp điều hành đơn vị trực thuộc doanh nghiệp.
• Chuyên gia và lao động kỹ thuật: Những người có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao được doanh nghiệp cử sang làm việc tạm thời tại Việt Nam.

Tùy thuộc vào ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp và quy định cụ thể, người lao động di chuyển nội bộ có thể được miễn giấy phép lao động hoặc phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động thông thường khi làm việc tại Việt Nam.

Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp có được miễn giấy phép lao động không?

Về việc cấp giấy phép lao động, theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc phạm vi 11 ngành dịch vụ trong biểu cam kết dịch vụ của Việt Nam với Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) sẽ không thuộc diện phải cấp giấy phép lao động. 11 ngành này gồm: kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí và vận tải.

Tuy nhiên, nếu người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp nhưng thuộc các ngành nghề ngoài phạm vi 11 ngành dịch vụ trên, họ vẫn phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động theo quy định thông thường.

Việc nắm rõ quy định về giấy phép lao động di chuyển nội bộ không chỉ giúp doanh nghiệp và người lao động tuân thủ đúng pháp luật mà còn hỗ trợ xin visa DN1, DN2 hoặc thẻ tạm trú dài hạn, đảm bảo quá trình làm việc tại Việt Nam diễn ra thuận lợi và không bị gián đoạn.

Hồ sơ và Thủ tục làm giấy phép lao động di chuyển nội bộ cho người nước ngoài

Việc làm giấy phép lao động di chuyển nội bộ cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện theo hai trường hợp chính, dựa trên quy định của Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 152/2020/NĐ-CP:

1. Đối với trường hợp miễn giấy phép lao động

Người lao động nước ngoài di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ theo biểu cam kết của Việt Nam với WTO (kinh doanh, thông tin, xây dựng, phân phối, giáo dục, môi trường, tài chính, y tế, du lịch, văn hóa giải trí, vận tải) sẽ được miễn giấy phép lao động. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần làm thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động để đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Văn bản đề nghị xác nhận miễn giấy phép lao động (theo mẫu 09/PLI, Nghị định 152/2020/NĐ-CP).
• Hộ chiếu bản sao công chứng, còn hiệu lực ít nhất 6 tháng.
• Quyết định bổ nhiệm từ công ty mẹ, xác nhận vị trí (chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành, hoặc lao động kỹ thuật).
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép đầu tư của công ty tại Việt Nam, chứng minh hoạt động thuộc 11 ngành dịch vụ WTO.
• Văn bản chứng minh người lao động làm việc tại công ty mẹ ít nhất 12 tháng (hợp đồng lao động, bảng lương, hoặc xác nhận của công ty mẹ).
• Ảnh 4×6 cm (2 ảnh, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng).
• Giấy chứng nhận sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp, còn hiệu lực trong 12 tháng.

⚠️Lưu ý: Tài liệu nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Thủ tục thực hiện:

• Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài: Doanh nghiệp nộp văn bản này tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội ít nhất 30 ngày trước khi người lao động làm việc tại Việt Nam.
• Chuẩn bị và nộp hồ sơ xác nhận miễn: Nộp hồ sơ tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động làm việc.
• Nhận kết quả: Thời gian xử lý khoảng 5-7 ngày làm việc. Sau khi được xác nhận, tài liệu này dùng để xin visa làm việc (DN1, DN2) hoặc thẻ tạm trú.
• Theo dõi và gia hạn: Xác nhận miễn có giá trị tối đa 2 năm và có thể gia hạn.

2. Đối với trường hợp phải xin cấp giấy phép lao động theo thủ tục thông thường

Đối với người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp nhưng làm việc trong các ngành nghề không thuộc 11 ngành dịch vụ được miễn, họ phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động như các trường hợp cấp mới thông thường.

Hồ sơ cần chuẩn bị:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động theo mẫu số 07 ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
• Hợp đồng lao động hoặc quyết định bổ nhiệm của người sử dụng lao động tại Việt Nam.
• Giấy chứng nhận sức khỏe còn hiệu lực trong vòng 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không tiền án, tiền sự, có hiệu lực trong vòng 6 tháng.
• Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn, giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc tại Việt Nam (các giấy tờ này phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt).
• Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền cấp (quy trình xin chấp thuận nhu cầu được thực hiện trước khi nộp hồ sơ xin giấy phép lao động).
• 02 ảnh màu kích thước 4×6 cm, phông nền trắng, chụp chính diện.
• Bản sao hộ chiếu còn hiệu lực.

Thủ tục thực hiện:

• Bước 1: Nộp hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động dự kiến làm việc. Thời gian xử lý khoảng 15 ngày làm việc.
• Bước 2: Sau khi được chấp thuận, nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền (thường là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội). Thời gian xử lý hồ sơ là 5 ngày làm việc.
• Bước 3: Nhận giấy phép lao động và hoàn tất các thủ tục liên quan để người lao động có thể bắt đầu làm việc hợp pháp tại Việt Nam.

⚠️Một số lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ:

• Tất cả giấy tờ do nước ngoài cấp (bằng cấp, chứng chỉ, văn bản xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp…) phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
• Người lao động phải có ít nhất 12 tháng làm việc liên tục tại doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài trước khi được điều chuyển sang Việt Nam.
• Hồ sơ phải đầy đủ, chính xác để tránh bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
• Doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ sớm, trước ít nhất 30 ngày so với ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc tại Việt Nam.

Lưu ý quan trọng khi làm thủ tục giấy phép lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp tại Việt Nam

Khi thực hiện thủ tục làm giấy phép lao động di chuyển nội bộ cho người lao động nước ngoài, doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý một số điểm quan trọng sau để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh phát sinh rủi ro:

1. Xác định đúng đối tượng và ngành nghề

• Người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ phải thuộc một trong bốn nhóm: nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
• Phải làm việc liên tục ít nhất 12 tháng tại doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài trước khi được điều chuyển sang Việt Nam.
• Doanh nghiệp mẹ phải có hiện diện thương mại hợp pháp tại Việt Nam (công ty con, chi nhánh, văn phòng đại diện).
• Phân biệt rõ ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ được miễn giấy phép lao động hay không để áp dụng đúng thủ tục.

2. Thực hiện đúng quy trình thủ tục

• Với trường hợp miễn giấy phép lao động, doanh nghiệp vẫn phải làm thủ tục xác nhận miễn giấy phép lao động tại cơ quan có thẩm quyền trước khi người lao động bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
• Trường hợp phải xin giấy phép lao động theo thủ tục thông thường, doanh nghiệp cần làm thủ tục chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trước, sau đó mới nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.
• Thời gian nộp hồ sơ nên trước ít nhất 30 ngày so với ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc để tránh chậm trễ.

3. Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác

• Tất cả giấy tờ do nước ngoài cấp (bằng cấp, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp…) phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
• Hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ càng, tránh sai sót hoặc thiếu giấy tờ gây ảnh hưởng đến tiến trình xử lý.
• Người lao động cần có giấy khám sức khỏe còn hiệu lực trong vòng 12 tháng do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp.

4. Các vấn đề liên quan đến bảo hiểm xã hội và hợp đồng lao động

• Người lao động nước ngoài di chuyển nội bộ thuộc diện miễn giấy phép lao động thường không bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định hiện hành, tuy nhiên doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ quy định cụ thể để thực hiện đúng.
• Về hợp đồng lao động, pháp luật không quy định bắt buộc phải giao kết hợp đồng lao động mới cho người lao động di chuyển nội bộ, nhưng doanh nghiệp nên có văn bản bổ nhiệm hoặc thỏa thuận rõ ràng để đảm bảo minh bạch trong quản lý lao động.

5. Tuân thủ quy định về thời hạn và gia hạn giấy phép lao động

• Giấy phép lao động có thời hạn tối đa không quá 2 năm và phải được gia hạn nếu người lao động tiếp tục làm việc tại Việt Nam.
• Trường hợp di chuyển nội bộ cần lưu ý thời hạn giấy phép lao động cũ còn hiệu lực để chuẩn bị hồ sơ gia hạn kịp thời, tránh gián đoạn công việc.

6. Tránh các trường hợp sai phạm và xử phạt

• Không thực hiện thủ tục hoặc làm sai thủ tục giấy phép lao động có thể dẫn đến xử phạt hành chính, thậm chí ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Người lao động không có giấy phép lao động hợp lệ có thể bị xử phạt, trục xuất hoặc cấm nhập cảnh trở lại Việt Nam trong thời gian nhất định.

Những lưu ý trên giúp doanh nghiệp và người lao động nước ngoài thực hiện thủ tục giấy phép lao động di chuyển nội bộ đúng quy định, nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động tại Việt Nam.

Dịch vụ tư vấn giấy phép lao động di chuyển nội bộ cho người nước ngoài tại Việt Nam

Việc xin giấy phép lao động hoặc thực hiện thủ tục miễn giấy phép lao động theo diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp tại Việt Nam không đơn thuần chỉ là nộp hồ sơ, mà còn đòi hỏi kiến thức pháp lý chuyên sâu, sự am hiểu quy trình hành chính cũng như kinh nghiệm xử lý tình huống thực tế. Đó là lý do vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp và tổ chức quốc tế lựa chọn dịch vụ tư vấn chuyên nghiệp của Vietnam-visa để đảm bảo mọi thủ tục diễn ra suôn sẻ, nhanh chóng và đúng quy định.

Tại sao nên chọn dịch vụ của Vietnam-visa?

✔️ Tư vấn chính xác từ bước đầu:

Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác người lao động thuộc diện miễn hay phải xin giấy phép lao động, từ đó lựa chọn lộ trình xử lý hồ sơ phù hợp nhất.

✔️ Soạn hồ sơ đầy đủ – đúng mẫu – đúng quy định

Chúng tôi hỗ trợ chuẩn bị toàn bộ hồ sơ cần thiết, dịch thuật công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần), đảm bảo hồ sơ đầy đủ và hợp lệ ngay từ lần đầu nộp – tiết kiệm thời gian và chi phí.

✔️ Đại diện làm việc với cơ quan nhà nước

Vietnam-visa có thể thay mặt doanh nghiệp làm việc với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội các tỉnh/thành, giúp doanh nghiệp không phải lo lắng về các bước hành chính phức tạp hay mất thời gian đi lại.

✔️ Tiết kiệm thời gian – đảm bảo đúng tiến độ

Với quy trình xử lý chuyên nghiệp và chủ động, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng nhận được giấy phép lao động hoặc văn bản miễn giấy phép đúng thời hạn, kịp tiến độ triển khai công việc.

✔️ Cam kết bảo mật và đồng hành lâu dài

Mọi thông tin của doanh nghiệp và người lao động đều được bảo mật tuyệt đối. Vietnam-visa sẵn sàng đồng hành hỗ trợ trong suốt quá trình xin – gia hạn – điều chỉnh thông tin giấy phép lao động nếu có thay đổi trong tương lai.

Nếu bạn cần tư vấn hoặc hỗ trợ làm giấy phép lao động di chuyển nội bộ nhanh chóng, chính xác, hãy liên hệ ngay với Vietnam-visa để được phục vụ chuyên nghiệp và tận tình.

• Hotline: +84.946.583.583 (hỗ trợ 24/7)
• Website: vietnam-visa.com
• Email: [email protected]
• Facebook: VietnamVisaService

Ngoài dịch vụ giấy phép lao động, Vietnam-visa còn cung cấp giải pháp trọn gói cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, bao gồm:

• Hỗ trợ visa cho người lao động nhập cảnh hợp pháp;
• Làm thẻ tạm trú dài hạn cho người nước ngoài đã có giấy phép lao động;
• Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nước ngoài dùng trong hồ sơ lao động, bảo lãnh, đầu tư, hôn nhân… một cách nhanh chóng, đúng quy trình.

👉 Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, quy trình rõ ràng, chi phí minh bạch, Vietnam-visa tự tin là đối tác tin cậy của hàng trăm doanh nghiệp trong và ngoài nước khi cần thực hiện thủ tục hành chính liên quan đến người nước ngoài tại Việt Nam.