Hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út – Hướng dẫn quy trình, thủ tục chi tiết A-Z

Hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út (Saudi Arabia) là thủ tục không thể thiếu để đảm bảo các giấy tờ, tài liệu cấp từ quốc gia này được công nhận và có giá trị pháp lý khi sử dụng tại Việt Nam, và ngược lại. Trong bối cảnh quan hệ kinh tế, thương mại, lao động ngày càng phát triển giữa Việt Nam và Ả Rập Xê Út, việc hợp pháp hóa lãnh sự đóng vai trò quan trọng giúp các cá nhân, doanh nghiệp thuận lợi trong giao thương, xuất khẩu lao động, cũng như trong các hoạt động hợp tác quốc tế.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ, chi phí và thời gian hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út, giúp bạn dễ dàng nắm bắt từng bước ngay cả khi đây là lần đầu tìm hiểu.

1. Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út là gì?

Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út là hai bước quan trọng trong quá trình xác nhận tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu để sử dụng hợp pháp giữa Việt Nam và Ả Rập Xê Út.

Chứng nhận lãnh sự (Consular Authentication) là việc cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia (ví dụ Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự) xác nhận con dấu, chữ ký, và chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan khác trong nước cấp, nhằm xác nhận tính hợp lệ của tài liệu này để được công nhận ở nước ngoài. Trong trường hợp Việt Nam sang Ả Rập Xê Út, chứng nhận lãnh sự do Bộ Ngoại giao Việt Nam thực hiện; còn từ Ả Rập Xê Út sang Việt Nam thì bước này do Bộ Ngoại giao Ả Rập Xê Út thực hiện.

Hợp pháp hóa lãnh sự (Legalization) là bước tiếp theo, trong đó cơ quan đại diện ngoại giao (Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán) của nước nơi giấy tờ sẽ được sử dụng đóng dấu xác nhận cuối cùng để giấy tờ được pháp luật quốc gia đó công nhận. Ví dụ, giấy tờ do Việt Nam cấp sử dụng tại Ả Rập Xê Út cần được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Ả Rập Xê Út tại Việt Nam; ngược lại, giấy tờ do Ả Rập Xê Út cấp sử dụng tại Việt Nam cần được hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Việt Nam tại Ả Rập Xê Út.

Vì Việt Nam và Saudi Arabia không tham gia Công ước La Hay (Apostille), nên mọi giấy tờ sử dụng qua lại giữa hai nước đều cần thực hiện đầy đủ hai bước này. Đây là yêu cầu bắt buộc để tránh việc tài liệu bị từ chối khi nộp cho các cơ quan, tổ chức tại nước sở tại.

2. Các loại giấy tờ, tài liệu thường được hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út

Hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út áp dụng cho nhiều loại giấy tờ, tùy thuộc vào mục đích sử dụng tại Ả Rập Xê Út hoặc Việt Nam. Dưới đây là danh sách các tài liệu phổ biến thường cần hợp pháp hóa, kèm theo những lưu ý cần thiết để đảm bảo hồ sơ hợp lệ:

Giấy tờ cá nhân

• Giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
• Quyết định ly hôn, bản án, phán quyết của tòa án liên quan đến cá nhân.
• Hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước.
• Bằng cấp, chứng chỉ học tập, chứng chỉ nghề nghiệp.
• Giấy khám sức khỏe, giấy chứng nhận tư cách pháp nhân cá nhân.
• Thư mời, giấy tờ dịch vụ xuất khẩu lao động, hợp đồng lao động với công ty nước ngoài.
• Sơ yếu lý lịch, thư xác nhận tuyển dụng.

👉 Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh – loại giấy tờ cá nhân được sử dụng phổ biến nhất khi xin visa, kết hôn, du học tại nước ngoài.

Giấy tờ doanh nghiệp

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép thành lập doanh nghiệp.
• Biên bản họp, nghị quyết của công ty, hội đồng quản trị.
• Hợp đồng thương mại, hợp đồng cung cấp dịch vụ, hợp đồng lao động công ty.
• Báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, sổ kế toán, chứng nhận thuế.
• Văn bản, giấy tờ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa, giấy tờ liên quan đến vận chuyển, logistics.
• Các tài liệu, văn bản pháp lý khác phục vụ hoạt động kinh doanh, đầu tư tại Ả Rập Xê Út và Việt Nam.

Lưu ý quan trọng

• Tính hợp lệ của giấy tờ: Tất cả tài liệu phải có chữ ký và con dấu gốc từ cơ quan có thẩm quyền, không được tẩy xóa hoặc sửa chữa.
• Dịch thuật công chứng: Giấy tờ sử dụng tại Ả Rập Xê Út thường yêu cầu dịch thuật công chứng sang tiếng Ả Rập hoặc tiếng Anh (tùy theo yêu cầu của cơ quan tiếp nhận). Giấy tờ Ả Rập Xê Út dùng tại Việt Nam cần dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
• Xác minh yêu cầu cụ thể: Một số giấy tờ, như bằng cấp, có thể cần xác nhận từ cơ quan địa phương (ví dụ: Sở Giáo dục và Đào tạo) trước khi hợp pháp hóa.
• Số lượng bản sao: Chuẩn bị ít nhất một bản sao công chứng để nộp cùng bản gốc, vì Đại sứ quán Ả Rập Xê Út hoặc cơ quan Việt Nam có thể yêu cầu.
• Thời hạn hiệu lực: Kiểm tra thời hạn hiệu lực của giấy tờ, đặc biệt là lý lịch tư pháp (thường có hiệu lực 6 tháng), để tránh hồ sơ bị từ chối.

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Ả Rập Xê Út

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Ả Rập Xê Út gồm 3 bước sau:

Bước 1: Dịch thuật công chứng giấy tờ sang tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập

• Giấy tờ gốc do Việt Nam cấp cần được dịch thuật sang tiếng Anh hoặc tiếng Ả Rập tại các văn phòng dịch thuật có thẩm quyền, sau đó công chứng bản dịch bởi cơ quan công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp.
• Việc này giúp đảm bảo nội dung giấy tờ được hiểu rõ tại Ả Rập Xê Út và đáp ứng yêu cầu ngôn ngữ của cơ quan tiếp nhận.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

• Hồ sơ gồm giấy tờ gốc, bản dịch công chứng cùng các giấy tờ liên quan khác được nộp tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao Việt Nam tại Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh.
• Bộ Ngoại giao sẽ kiểm tra và chứng nhận hợp pháp con dấu, chữ ký của cơ quan công chứng cũng như tính hợp pháp của hồ sơ.
• Thời gian xử lý thường từ 1 đến 5 ngày làm việc, phí chứng nhận khoảng 30.000 VND mỗi tem.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Ả Rập Xê Út tại Việt Nam

• Sau khi nhận chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam, giấy tờ cần mang đến Đại sứ quán Ả Rập Xê Út (tại Hà Nội) để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự.
• Đại sứ quán sẽ kiểm tra hồ sơ và đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự, xác nhận giấy tờ được sử dụng hợp pháp tại Ả Rập Xê Út.
• Thời gian xử lý tại Đại sứ quán khoảng 5-7 ngày làm việc, phí tùy loại giấy tờ và Đại sứ quán quy định.

4. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Ả Rập Xê Út sử dụng tại Việt Nam

Để giấy tờ do cơ quan Ả Rập Xê Út (Saudi Arabia) cấp có hiệu lực tại Việt Nam, quy trình hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được thực hiện theo thứ tự sau:

Bước 1: Chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Ả Rập Xê Út

• Người có giấy tờ cần hợp pháp hóa liên hệ Bộ Ngoại giao Saudi Arabia để xin chứng nhận con dấu, chữ ký của cơ quan hoặc tổ chức cấp tài liệu.
• Một số loại bằng cấp, chứng chỉ có thể được chứng nhận trực tuyến qua hệ thống Mosadaqa.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam ở Saudi Arabia

• Sau khi được Bộ Ngoại giao Saudi Arabia chứng nhận, giấy tờ cần tiếp tục nộp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Riyadh để được hợp pháp hóa.
• Hồ sơ bao gồm:
  • Giấy tờ đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao Saudi Arabia.
  • Bản sao hộ chiếu hoặc CMND/CCCD của người nộp.
  • Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu.
• Thời gian xử lý: khoảng 3–5 ngày làm việc, có thể lâu hơn tùy loại giấy tờ.
• Lệ phí: theo biểu phí lãnh sự hiện hành của Việt Nam tại Saudi Arabia.

Bước 3: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt

• Sau khi giấy tờ đã được hợp pháp hóa, bạn cần dịch sang tiếng Việt tại các đơn vị dịch thuật có công chứng để sử dụng cho mục đích xin việc, học tập, đăng ký kết hôn, hoặc các thủ tục hành chính khác tại Việt Nam.

✅ Lưu ý:

• Các giấy tờ bị tẩy xóa, không rõ ràng hoặc không có chữ ký, con dấu hợp lệ sẽ không được chứng nhận và hợp pháp hóa.
• Nên liên hệ trước với Đại sứ quán Việt Nam tại Riyadh để được hướng dẫn cụ thể về hồ sơ, phí và lịch tiếp nhận hồ sơ.

5. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út uy tín, nhanh chóng

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Ả Rập Xê Út là thủ tục phức tạp, đòi hỏi sự hiểu biết chi tiết về quy trình, hồ sơ và yêu cầu của từng cơ quan có thẩm quyền. Để tránh mất thời gian, công sức và rủi ro sai sót, nhiều cá nhân và doanh nghiệp lựa chọn sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út uy tín, chuyên nghiệp.

Vietnam-visa cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út trọn gói, hỗ trợ khách hàng:

• Tư vấn đầy đủ hồ sơ, thủ tục theo từng loại giấy tờ.
• Dịch thuật, công chứng chính xác, nhanh chóng.
• Đại diện khách hàng làm việc với Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ và Đại sứ quán Ả Rập Xê Út.
• Giao nhận hồ sơ tận nơi, tiết kiệm thời gian và công sức.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, Vietnam-visa cam kết:
✅ Hồ sơ chính xác, đúng quy định pháp luật.
✅ Tiết kiệm thời gian xử lý, hạn chế sai sót.
✅ Chi phí minh bạch, không phát sinh bất ngờ.

📞 Liên hệ ngay với Vietnam-visa để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết, giúp bạn hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Ả Rập Xê Út nhanh chóng, thuận tiện và an toàn nhất.