如何將中國文件進行認證／加蓋海牙公約認證，以便在越南使用

自2026年9月11日起，在中國簽發的合資格公文書，在取得中國主管機關核發的有效「海牙認證」後，通常即可在越南使用。雖然仍可能適用越南語翻譯及特定用途的要求，但僅為驗證該文件真偽，無需再經越南大使館或領事館加蓋額外的領事認證印章。

對於身處中國境內的人士而言，辦理中國文件以供在越南使用並非複雜的程序；但對於身處越南的人士來說，此過程則既耗時又昂貴。因此，若您持有任何需在越南使用的中國簽發文件，強烈建議您在啟程前往越南前先行辦理法律認證。

若要在越南使用中國簽發的官方文件（例如大學學位證書、無犯罪紀錄證明、結婚證書、出生證明等），這些文件需取得海牙認證（Apostille），或經中國主管機關及越南大使館／領事館（若尚未經認證）進行完整領事認證。

讓我們來了解您該如何處理此事。

1. 中國文件是否符合海牙認證資格，可在越南使用？

是的，中國大陸、香港特別行政區及澳門特別行政區均被視為《1961年海牙認證公約》的獨立締約方。

越南已於2025年12月31日交存加入《1961年海牙認證公約》的加入書，該公約將於2026年9月11日對越南生效。中國本身自2023年11月7日起即為該公約成員國。這意味著，自2026年9月11日起，許多由中國簽發的公文書僅需加蓋海牙認證，即可在越南使用——無需經過越南大使館或領事館的程序。

若同時滿足以下三項條件，您的文件即可適用「海牙認證」程序，無需經過傳統的領事認證：

• 該文件屬公文書——包括出生證明、結婚證書、死亡證明、文憑／學位證書、無犯罪紀錄證明、營業執照，以及類似由官方簽發或認證之文件。
• 該文件於中國大陸簽發（香港及澳門為《海牙認證公約》之獨立締約國，並設有各自的主管機關）。
• 該文件確實係為在越南使用而準備，且不屬於下文第2節所述的舊版「司法互助豁免」範圍（該豁免已基於其他理由允許特定文件免除認證程序）。

關於越南加入《海牙公約》的完整說明（包括哪些國家被排除在外），請參閱我們的 《越南海牙公約認證與領事認證對比完整指南》⚠。

2. 中國文件用於越南之認證／海牙認證要求

民事、學術、無犯罪紀錄、僱傭及公司紀錄通常可透過海牙認證途徑辦理，但僅限於符合正確公文書形式的文件。文件上印有的標題並不足夠；發證機關、簽名及任何先前的公證，才是決定是否可加蓋海牙認證的關鍵因素。

適用海牙公約（Apostille）途徑的情況

• 符合資格的法院文件及判決書
• 出生證明、結婚證明及死亡證明
• 文憑、學位證書及學業成績單
• 無犯罪紀錄證明書
• 商業登記證書及公司成立證書
• 授權書及已由持牌公證人公證的文件

仍可能需要領事認證的情況

在以下情況下，仍可能需要傳統的領事認證或接收機關指定的其他認證途徑：

• 該文件非屬公文書，且未轉為符合資格的公證或官方證明書。
• 該文件屬外交或領事文件，而《公約》第1條明確將此類文件排除在外。
• 該文件為直接涉及商業或海關作業的行政紀錄，此亦屬《公約》第1條的排除範圍。
• 該文件來自未受《中越公約》關係涵蓋的司法管轄區。
• 越南的特殊程序要求提供不同的正本、經認證的副本、簽發日期或認證途徑。
• 該文件於台灣簽發，因此需要另行確認的認證途徑。

👉 請參閱我們的 領事認證指南，了解仍適用於這些情況的完整認證程序。

3. 在越南使用中國文件的常見用途

在中國簽發的文件在越南常被用於以下用途：

• 申請 越南工作許可證，
• 申請 越南工作許可證豁免證明書，
• 在越南結婚。
• 申請越南 臨時居留證
• 在越南註冊中國企業的投資機構或代表處

4. 誰有權在中國簽發海牙認證或對文件進行認證？

海牙認證必須在文件來源地簽發；針對源自中國的文件，不得在越南簽發。應依據確切的簽發管轄區選擇主管機關，而非依據持有人國籍或現居地

國家主管機關

中華人民共和國外交部領事司是負責為中國大陸文件簽發海牙認證的國家主管機關。

地區或省級主管機關

外交部已將「海牙認證」簽發權限授權予多數省、自治區及直轄市的外事辦公室（FAO），包括廣東、廣西、海南、重慶、四川、貴州、雲南、陝西、甘肅，以及深圳、寧波、濟南、青島等城市。此清單持續擴增；請務必查閱最新的「外事辦公室」名錄，以確認您文件所屬省份的管轄辦公室。

如何選擇正確的主管機關

• 文件簽發地（所屬省份或直轄市）。
• 文件類型（民事、學術、商業、公證）。
• 最初簽署或加蓋公章的主管機關。
• 文件的行政層級（國家級簽發與地方級簽發）。

5. 如何為在越南使用的中國文件辦理認證／加蓋海牙公約認證？

如本指南第四部分所述，所有在中國簽發且不適用越南領事認證豁免的文件，若要在越南作官方用途，均須在中國辦理認證。

中國文件若要在越南使用，其認證流程包含以下3個步驟：

若您的文件符合海牙公約認證資格

1. 確認在越南的具體用途。 記錄接收機關、程序及提交截止日期。詢問對方接受原始文件或經認證的副本，以及文件必須是多近期才行。

2. 辨別簽發管轄區。 立即區分中國大陸、香港特別行政區及澳門特別行政區。台灣地區的案件則需另行評估。

3. 準備公文書表格。 針對中國大陸的學歷證明，須依照中國外交部規定，先取得公證證明。若為私人僱傭或公司紀錄，請確認簽名或副本是否須經公證。

4. 向主管海牙認證機關提出申請。 中國大陸紀錄請向中國外交部或主管海牙認證機關申請；香港紀錄請透過香港高等法院指定管道；澳門紀錄請向指定之澳門機關申請。

5. 核對並妥善保存完整文件套組。 核對姓名、證書編號、簽名、印章及附件。如有官方電子登記系統，請使用該系統，並依序掃描每頁內容。

6. 如有需要，為越南用途進行翻譯及認證。 請確認原始文件、公證證書及《海牙公約》認證頁是否均需翻譯，以及接受何種認證方式。

7. 提交至越南收件機關。 請附上所有針對特定用途的佐證文件；《海牙公約》認證並不能取代工作許可、結婚、居留或商業相關的核對清單。

若您的文件不符合海牙認證資格

中國文件若需在越南使用，傳統的認證流程包含以下3個步驟：

👉步驟 1：由當地公證人進行公證

您應首先將文件帶至當地公證處進行公證。公證處將據此簽發公證證書；

👉第二步：由中國外交部認證

應將經公證的文件及原件攜至省或直轄市的外事辦公室（FAO）辦理認證／核證。

👉 您可點此查閱各外事辦公室清單。

認證處理時間通常為4個工作日，若申請加急服務則為2個工作日，視您的需求而定。

隨後，您可親自至該辦公室領取經認證的文件，或要求他們將文件寄送至越南駐中國大使館／領事館⚠。

👉步驟 3：由越南駐中國大使館／領事館辦理領事認證

在此情況下，您需要將已由中國外交部認證的文件提交至越南駐中國大使館／領事館辦理領事認證。

此外，若要在越南使用這些文件，您還需將經領事認證的文件翻譯成越南語並經核實。

正如本文第一部分所述，這整套為在越南使用而對中國文件進行領事認證的程序完全在中國完成，強烈建議您在啟程前往越南前完成此程序。

6. 文件要求與準備清單

在進入任何需付費的階段前，請務必檢查文件。若在取得「海牙認證」後發現拼寫不符或副本不合規格，可能需要重新辦理公證並再次申請。

提交前需檢查的資訊

• 中文全名及羅馬拼音，請與現行護照內容核對。
• 相關的出生日期及出生地點。
• 文件或證書編號。
• 核發機關、核發地點及行政管轄範圍。
• 核發日期，以及越南接收機關所訂定的有效期限規定。
• 簽名、簽署人身分、官方印章或戳記。
• 該文件屬正本、經認證之副本、公證證明書或私人文件。
• 語言及所需的越南語翻譯／認證方式。
• 所有頁面的物理狀態、附件、裝訂狀況及可讀性。
• 前往越南的確切目的及接收機關名稱。

7. 越南文件的阿波斯塔公證與法律認證支援 ⚠（用詞與全文其他處的「海牙認證」不一致，見文末說明）

若您未曾處理過，將中國文件進行法律認證或阿波斯塔公證以供在越南使用，過程可能相當複雜，尤其是各管轄區皆有其專屬的權限機構與規定。我們的越南領事法律認證服務⚠可協助您在花費金錢進行錯誤的公證或向錯誤的權限機構申請前，先審視正確的流程。實用的起始資料包應包含：清晰的掃描檔、確切的簽發地點、預期用途、越南接收機關及目標日期。

我們能為您提供的協助

• 初步篩選發證管轄區、文件類型及在越南的預期用途。
• 確認您的特定文件及管轄區適用「海牙認證」或完整領事認證。
• 在必要時安排公證。
• 向正確的FAO、高等法院海牙認證服務處、DSAJ、外交部或越南大使館／領事館提交申請。
• 安排經認證的越南語翻譯。
• 追蹤進度並將文件送達您的地址。

常見文件：中國簽發、需經越南領事認證的文件

✅學術文件	✅個人文件	✅公司文件
在越南申請工作許可證時，學位證書通常需要經過領事認證。	出生證明、結婚證書及無犯罪紀錄證明等亦屬此類。您需對其進行認證，方可申請越南臨時居留證。	您需提供中國境內公司的組織結構證明，屆時我們可協助您對公司註冊證書、股權證書、決議書等文件進行認證。

在當前情況下，多數訂單約於15個日曆日內完成。無需提供正本！

針對常見中國文件的越南認證／海牙認證服務費用：

類型	1-2個印章	3-4個印章	5個以上印章	所需文件
香港印章	155.9	152.0	148.1	由香港高等法院簽發之原始文件掃描本
中國印章	340.5	285.2	285.2	由中國外交部簽發之原始文件掃描本

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