Hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học: Hướng dẫn chi tiết 2025

Bạn đang chuẩn bị hồ sơ du học, xin việc, định cư tại nước ngoài hay ngược lại – là người nước ngoài hoặc Việt kiều muốn sử dụng bằng đại học do nước ngoài cấp tại Việt Nam? Một bước quan trọng không thể bỏ qua chính là thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học – quy trình giúp văn bằng của bạn được công nhận và có giá trị pháp lý tại quốc gia khác.

Tùy vào mục đích sử dụng, hợp pháp hóa lãnh sự có thể gồm:

• Chứng nhận lãnh sự bằng đại học do Việt Nam cấp để sử dụng tại nước ngoài, thường gặp trong các hồ sơ xin visa, du học, lao động hoặc kết hôn với người nước ngoài.
• Hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học do nước ngoài cấp để sử dụng tại Việt Nam, áp dụng khi làm việc, học tiếp, hoặc thực hiện các thủ tục pháp lý, hành chính tại Việt Nam.

Trong bài viết này, Vietnam-visa sẽ cung cấp thông tin chi tiết và dễ hiểu nhất về cả hai chiều của thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học. Dù bạn là người lần đầu tiếp cận, bài viết vẫn sẽ giúp bạn dễ dàng hình dung quy trình, chuẩn bị hồ sơ đúng cách và tránh những rắc rối không cần thiết.

1. Hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học là thủ tục xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên bằng cấp, chứng chỉ (trong trường hợp này là bằng đại học) do cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia cấp, để văn bản đó được công nhận và sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác.

Nói cách khác, đây là quy trình nhằm đảm bảo bằng đại học của bạn là hợp pháp, có giá trị pháp lý, và được chấp nhận trong các thủ tục hành chính hoặc pháp lý tại nước ngoài (hoặc ngược lại – tại Việt Nam nếu bằng do nước ngoài cấp).

Việc hợp pháp hóa không chỉ là yêu cầu hành chính mà còn là cách để:

• Đảm bảo tính xác thực của văn bằng;
• Ngăn chặn tình trạng giả mạo hồ sơ;
• Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình học tập, làm việc và cư trú hợp pháp ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam.

👉Có thể bạn muốn tham khảo thêm: Phân biệt Apostille và Legalization – Hợp pháp hóa lãnh sự

2. Thủ tục chứng nhận lãnh sự bằng đại học cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

Nếu bạn đã tốt nghiệp đại học tại Việt Nam và cần sử dụng bằng cấp này tại nước ngoài – chẳng hạn để du học, xin việc, kết hôn, định cư – thì việc chứng nhận lãnh sự là bắt buộc để bằng đại học của bạn có hiệu lực pháp lý tại quốc gia đó.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Hồ sơ cần nộp để chứng nhận lãnh sự bằng đại học tại Việt Nam gồm:

• Bản gốc bằng đại học và bản photo (kèm bản sao bảng điểm nếu được yêu cầu);
• Bản dịch sang ngôn ngữ nước ngoài của bằng đại học (tùy yêu cầu của quốc gia sử dụng);
• Bản công chứng của bản dịch;
• Tờ khai đề nghị chứng nhận lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK;
• Bản sao giấy tờ tùy thân của người nộp hồ sơ (CMND/CCCD/Hộ chiếu);
• Phong bì ghi sẵn địa chỉ (nếu nhận kết quả qua đường bưu điện).

Lưu ý: Một số nước yêu cầu thêm bảng điểm, học bạ, hoặc giấy xác nhận tốt nghiệp. Bạn cần kiểm tra yêu cầu cụ thể từ Đại sứ quán/Lãnh sự quán của quốc gia đó.

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, bạn nộp tại:

• Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam (Hà Nội), hoặc
• Sở Ngoại vụ TP.HCM (dành cho khu vực phía Nam).

Tại đây, Bộ Ngoại giao sẽ xác nhận tính hợp pháp của chữ ký, con dấu, chức danh trên bản gốc và bản dịch của bằng đại học. Thời gian xử lý thường từ 1 đến 3 ngày làm việc, tùy theo hình thức nộp trực tiếp hay qua bưu điện.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam

Sau khi đã có xác nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam, bạn tiếp tục nộp hồ sơ đã được chứng nhận đến:

• Đại sứ quán/Lãnh sự quán của nước bạn sẽ sử dụng bằng đại học, để được hợp pháp hóa theo quy định riêng của quốc gia đó.

Mỗi Đại sứ quán có thể yêu cầu bổ sung một số giấy tờ cụ thể hoặc hình thức nộp hồ sơ khác nhau (trực tiếp, qua bưu điện, đặt lịch hẹn trước…). Bạn nên truy cập website hoặc liên hệ trước để tránh sai sót.

Thời gian xử lý & lệ phí

• Thời gian xử lý:
  • Bộ Ngoại giao: 1–3 ngày làm việc;
  • Đại sứ quán: Tùy quy định từng nước, thường từ 3–7 ngày.
• Lệ phí:
  • Tại Bộ Ngoại giao: khoảng 30.000 VNĐ/bản;
  • Tại Đại sứ quán: dao động từ 10–50 USD tùy quốc gia.

🔺Một số lưu ý quan trọng

• Bằng đại học phải còn nguyên vẹn, không rách, tẩy xóa.
• Bản dịch phải do đơn vị có thẩm quyền thực hiện và được công chứng đúng quy định.
• Nếu sử dụng bằng đại học tại nhiều quốc gia, bạn có thể làm nhiều bản chứng nhận lãnh sự.

3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

➡︎QUAN TRỌNG: Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP, bằng đại học do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp không bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự nếu chỉ thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính tại Việt Nam. Điều này có nghĩa là, trong những trường hợp thông thường như nộp hồ sơ xin việc, bổ sung hồ sơ cá nhân, nếu chỉ sử dụng bản sao và không có yêu cầu chứng minh giá trị pháp lý chính thức trước cơ quan nhà nước, bạn có thể không cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự.

Tuy nhiên, đối với những trường hợp sử dụng bằng đại học trong các thủ tục hành chính chính thức tại Việt Nam – chẳng hạn như xin công nhận văn bằng tại Bộ Giáo dục & Đào tạo, hoặc nộp hồ sơ làm việc tại các cơ quan nhà nước – thì việc hợp pháp hóa lãnh sự vẫn là yêu cầu bắt buộc để đảm bảo giá trị pháp lý.

Dưới đây là quy trình hợp pháp hóa bằng đại học cấp tại nước ngoài nếu bạn cần sử dụng tại Việt Nam:

Bước 1: Dịch thuật và công chứng bằng đại học tại nước cấp bằng

• Bạn cần dịch thuật bằng đại học sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh và công chứng tại văn phòng công chứng có thẩm quyền của quốc gia nơi trường đại học cấp bằng. Đây là bước bắt buộc trước khi nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại cơ quan ngoại giao nước cấp bằng đại học

• Mang bằng đại học gốc và bản dịch công chứng đến cơ quan Ngoại giao quốc gia cấp bằng để xin chứng nhận lãnh sự.
• Cơ quan này sẽ chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên bằng đại học và bản dịch công chứng, xác nhận tính hợp pháp của giấy tờ.

Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia cấp bằng đại học

Sau khi được chứng nhận lãnh sự ở bước 2, bạn nộp hồ sơ gồm bằng đại học đã được chứng nhận lãnh sự, bản dịch công chứng, tờ khai và giấy tờ tùy thân tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam tại quốc gia cấp bằng đại học.

Sau khi hoàn tất, Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam sẽ đóng dấu hợp pháp hóa lãnh sự lên bằng đại học của bạn.

Bước 4: Nhận kết quả

• Thời gian xử lý hồ sơ thường từ 1 đến 5 ngày làm việc tùy theo số lượng giấy tờ và yêu cầu xác minh.
• Bạn có thể nhận kết quả trực tiếp hoặc qua bưu điện nếu đã gửi kèm phong bì.
• Phí hợp pháp hóa khoảng 10USD/tài liệu.

4. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học tại Vietnam-visa

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự, dù là bằng đại học do Việt Nam cấp để sử dụng ở nước ngoài hay bằng cấp nước ngoài sử dụng tại Việt Nam, đều đòi hỏi sự chính xác về hồ sơ, nắm rõ quy định pháp luật và sự kiên nhẫn trong việc xử lý thủ tục tại các cơ quan chức năng. Đối với những người lần đầu tiếp cận quy trình này, không ít trường hợp gặp vướng mắc như: hồ sơ bị trả lại do sai mẫu, giấy tờ thiếu dấu xác nhận, dịch sai thuật ngữ chuyên ngành, hoặc mất nhiều thời gian đi lại giữa các cơ quan.

Với mong muốn giúp khách hàng tiết kiệm tối đa thời gian, công sức và tránh những rủi ro phát sinh, Vietnam-visa cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học chuyên nghiệp – trọn gói – nhanh chóng, cam kết hỗ trợ từ A đến Z.

Khách hàng được hỗ trợ những gì?

• Tư vấn cụ thể theo từng trường hợp: bằng cấp do nước nào cấp, sử dụng với mục đích gì, cần hợp pháp hóa hay không.
• Soạn thảo – kiểm tra – hoàn thiện hồ sơ đúng mẫu chuẩn theo yêu cầu từng cơ quan.
• Dịch thuật công chứng chuẩn xác với đội ngũ phiên dịch viên chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm trong dịch bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm.
• Đại diện nộp và nhận kết quả tại Bộ Ngoại giao, Đại sứ quán hoặc cơ quan liên quan theo quy trình hợp pháp hóa, giúp khách hàng không cần trực tiếp đi lại.
• Tiết kiệm thời gian: chỉ cần gửi hồ sơ qua chuyển phát hoặc nộp tại văn phòng Vietnam-visa, việc còn lại đã có chúng tôi xử lý.

Vì sao chọn Vietnam-visa?

• Hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xử lý hồ sơ xuất nhập cảnh, hợp pháp hóa lãnh sự, visa.
• Am hiểu quy trình pháp lý tại Việt Nam và nhiều quốc gia như Mỹ, Anh, Úc, Canada, Hàn Quốc, Nhật Bản, Đức, v.v.
• Tỷ lệ hồ sơ đạt yêu cầu cao, hạn chế tối đa tình trạng bổ sung, sửa đổi giấy tờ.
• Thời gian linh hoạt, có hỗ trợ xử lý hồ sơ khẩn trong trường hợp đặc biệt.

Dù bạn đang ở Việt Nam hay nước ngoài, chỉ cần để lại thông tin, đội ngũ chuyên viên của Vietnam-visa sẽ liên hệ tư vấn và hỗ trợ tận nơi.

Vietnam-visa hỗ trợ khách hàng toàn quốc với hệ thống văn phòng tại cả Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Dù bạn ở bất kỳ đâu, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và xử lý hồ sơ nhanh chóng, hiệu quả.

• Hotline/Zalo/WhatsApp/Viber: +84.946.583.583
• Văn phòng Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà Tasco, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm
• Văn phòng TP. HCM: Tầng 6, Tòa nhà VIPD, số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1

👉Tham khảo thêm các dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự của Vietnam-visa:

• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh
• Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp nước ngoài
• Hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn
• Hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp, bảng điểm
• Hợp pháp hóa lãnh sự báo cáo tài chính
• …