Bài này hướng dẫn bạn chi tiết từng bước thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức đối với giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng tại Đức và giấy tờ do Đức cấp để sử dụng tại Việt Nam.
Đức và Việt Nam không ký kết bất kỳ thỏa thuận nào về việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Hơn nữa, mặc dù Đức là một quốc gia thành viên của công ước La Hay (Apostille- Công ước về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công do một nước thành viên thuộc công ước cấp để sử dụng tại các nước thành viên còn lại), nhưng Việt Nam lại không thuộc. Do đó, tất cả các giấy tờ do Việt Nam cấp hay tất cả các giấy tờ do Đức cấp đều phải được chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự đầy đủ mới có thể sử dụng tại nước còn lại.
Trong bài viết này, Vietnam-visa sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước để:
- Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do Đức cấp để sử dụng tại Việt Nam, và
- Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ do Việt Nam cấp để sử dụng tại Đức.
Nhưng trước khi đi vào các thủ tục cụ thể này, chúng tôi sẽ cho bạn biết:
- Chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Đức là gì?
- Chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Đức ở đâu?
Mục lục
1. Chứng nhận lãnh sự Đức, Hợp pháp hóa lãnh sự Đức là gì?
Chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự Đức là hai khâu trong quá trình hợp thức hóa giấy tờ cấp tại Đức để sử dụng tại Việt Nam và ngược lại, trong đó, chứng nhận lãnh sự là bước được thực hiện trước và hợp pháp hóa lãnh sự là bước được thực hiện sau.
Nếu xét về giấy tờ, tài liệu của Đức cấp để sử dụng tại Việt Nam thì:
- Chứng nhận lãnh sự Đức là việc cơ quan có thẩm quyền của Đức chứng thực chữ ký và con dấu trên giấy tờ cần mang sang Việt Nam sử dụng.
- Hợp pháp hóa lãnh sự Đức là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh của cán bộ chứng nhận lãnh sự Đức để giấy tờ đó có thể mang sang Việt Nam sử dụng một cách hợp pháp.
Còn nếu xét về giấy tờ, tài liệu của Việt Nam cấp để sử dụng tại Đức, thì
- Chứng nhận lãnh sự Đức là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng thực chữ ký và con dấu trên giấy tờ cần cần mang sang Đức sử dụng, và
- Hợp pháp hóa lãnh sự Đức chính là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh của cán bộ chứng nhận lãnh sự Đức để giấy tờ đó có thể mang sang Đức sử dụng một cách hợp pháp
Thông thường, các giấy tờ Việt Nam (như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, quyết định ly hôn) cần được hợp pháp hóa để có thể sử dụng tại các cơ quan có thẩm quyền của Đức. Tuy nhiên, theo khuyến cáo từ Đại sứ quán Đức tại Việt Nam, để tránh mất công vô ích, bạn nên tìm hiểu trước xem cơ quan có thẩm quyền tại Đức có nhất thiết yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ hay không.
2. Hợp pháp hóa lãnh sự Đức ở đâu?
Theo quy định về chức trách và quyền hạn hợp pháp hóa lãnh sự Đức:
- Toàn bộ giấy tờ, tài liệu của Việt Nam mang sang Đức sử dụng phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam, và
- Toàn bộ các giấy tờ của Đức mang sang Việt Nam sử dụng phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại tại Đức.
► Do đó, theo kinh nghiệm hợp pháp hóa lãnh sự Đức của vô số người đã đi trước, nếu bạn đang có ý định sử dụng giấy tờ cấp tại Việt Nam ở Đức hoặc ngược lại, bạn nên tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự toàn bộ giấy tờ tại nước cấp trước khi rời khỏi nước cấp, để tránh phải gửi đi gửi lại giấy tờ, khiến bạn vừa mất thêm thời gian và mất thêm tốn chi phí.
3. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức
Đây là phần hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Đức đối với giấy tờ của Việt Nam mang sang Đức sử dụng và giấy tờ của Đức mang sang Việt Nam sử dụng.
3.1 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Việt Nam để sử dụng tại Đức
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để mang sang Đức sử dụng được thực hiện theo 03 bước dưới đây:
👉Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Đức
Trong bước này, bạn cần mang giấy tờ cần mang sang Đức đến Phòng công chứng nhà nước hoặc Sở tư pháp để dịch giấy tờ đó sang tiếng Đức và công chứng bản dịch.
👉Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Trong bước này, bạn cần chuẩn bị:
- tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (download) hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online (Xem Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự)
- Bản gốc giấy tờ tùy thân với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc 01 bản sao y nếu nộp qua đường bưu điện;
- Bản gốc giấy tờ đề nghị chứng nhận lãnh sự + 01 bản chụp;
- Bản gốc bản dịch giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy
- 01 phong bì có ghi địa chỉ, số điện thoại người nhận nếu nhận kết quả qua đường bưu điện.
Sau đó nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TPHCM.
- Cục lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội
- Sở Ngoại vụ TPHCM (áp dụng với các giấy tờ được cấp từ Huế trở vào Nam): 6 Alexandre de Rhodes, Bến Nghé, Q.1, TPHCM
Lưu ý:
- Bạn phải xin dấu chứng nhận lãnh sự trên cả bản gốc hoặc bản sao từ sổ đăng ký hộ tịch (không phải bản copy công chứng) / trích lục từ sổ đăng ký hộ tịch phải được.
- Thời gian chứng nhận lãnh sự tại cơ quan lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam thường là:
- 01 ngày nếu tài liệu dưới 10 trang,
- 05 ngày nếu tài liệu trên 10 trang,
- Lâu hơn nếu cần xác minh thêm,
- Phí chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam là 30.000 đồng/tem.
👉Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Đức
Đây là bước cuối cùng của quy trình để bạn có thể mang giấy tờ, tài liệu do Việt Nam cấp sang Đức sử dụng. Tại bước này, bạn có thể trực tiếp hoặc ủy quyền cho người khác nộp.
Tại bước này, bạn cần chuẩn bị:
- Giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự;
- 01 bản dịch tiếng Đức của giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự;
- Giấy ủy quyền nếu nhờ người khác nộp hộ.
Sau đó, bạn hoặc người được ủy quyền sẽ mang hồ sơ tới địa chỉ dưới đây để nộp xin hợp pháp hóa lãnh sự Đức:
| Đại sứ Quán Đức tại Hà Nội | Tổng lãnh sự quán Đức tại TPHCM |
| ✔Địa chỉ: 29 Trần Phú, Q. Ba Đình, Hà Nội ✔ĐT: 024-3267 3335 ✔Quầy hồ sơ tại: quầy số 5 – Phòng thị thực và lãnh sự ✔Thời gian nhận hồ sơ: thứ Hai, thứ Ba, thứ Tư từ 08:00 – 09:00 (không cần đặt lịch hẹn trước) ✔Thời gian trả kết quả: 15:00 cùng ngày ✔Tiếp nhận hồ sơ cấp tại các tỉnh/thành: Bắc Giang (trước đây là Hà Bắc), Bắc Kạn, Bắc Ninh, Cao Bằng, Hà Giang, Hà Nam, Hà Nội, Hà Tĩnh, Hải Dương, Hải Phòng, Hòa Bình, Hưng Yên, Lai Châu, Lạng Sơn, Lào Cai, Nam Định, Nghệ An, Ninh Bình, Phú Thọ, Quảng Bình, Quảng Ninh, Quảng Trị, Sơn La, Thái Bình, Thái Nguyên, Thanh Hóa, Thừa Thiên – Huế, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc, Yên Bái | ✔Địa chỉ: Deutsches Haus – 33 Lê Duẩn, P. Bến Nghé, Q.1, TPHCM ✔Nộp hồ sơ tại: cửa nhận hồ sơ quầy số 1 và 2 – Phòng Lãnh sự. Nhận số thứ tự và chờ đến lượt ✔Thời gian nộp hồ sơ: thứ Hai, thứ Ba, thứ Năm từ 08:30 – 09:30 Quầy trả kết quả: quầy tiếp tân tại tầng trệt TLSQ Đức (“Deutsches Haus”) ✔Thời gian trả kết quả: ngày hôm sau (thứ Hai – thứ Sáu) từ 09:30 – 12:00 Có thể nhờ người khác nhận kết quả hộ nếu có ủy quyền bằng văn bản. ✔Xử lý hồ sơ cấp tại các tỉnh/thành: An Giang, Đắk Lắk, Ninh Thuận, Bà Rịa – Vũng Tàu, Đắk Nông, Phú Yên, Bạc Liêu, Đồng Nai, Quảng Nam, Bến Tre, Đồng Tháp, Quảng Ngãi, Bình Định, Gia Lai, Sóc Trăng, Bình Dương, Hậu Giang, Tây Ninh, Bình Phước, Khánh Hòa, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Thuận, Kiên Giang, Tiền Giang, Cà Mau, Kon Tum, Trà Vinh, Cần Thơ, Lâm Đồng, Vĩnh Long, Đà Nẵng, Long An |
- Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự là:
- 25 Euro với các giấy tờ hộ tịch như giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, giấy chứng tử, bản sao từ sổ đăng ký
- 45 Euro với các giấy tờ hành chính khác
- Thanh toán bằng tiền Việt Nam đồng
Như vậy, Vietnam-visa vừa hướng dẫn bạn thực hiện thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức. Nếu bạn gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục này, bạn hoàn toàn có thể yêu cầu chúng tô hỗ trợ.
3.2 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ của Đức để sử dụng tại Việt Nam
Toàn bộ quy trình này sẽ được thực hiện ở Đức theo 3 bước như sau:
👉Bước 1: Công chứng/chứng thực
Đầu tiên: chúng tôi xin lưu ý bạn sẽ không cần thực hiện các bước này nếu giấy tờ bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự Đức là giấy tờ công.
Nếu đó là các giấy tờ, tài liệu tư nhân như: hợp đồng, xác nhận kinh nghiệm, xác nhận chữ ký, … thì bạn cần mang tới văn phòng công chứng để được công chứng viên công chứngtrước tiên cần được công chứng.
Sau đó, bạn cần mang giấy tờ này đến tòa án có thẩm quyền để tòa án xác nhận chữ ký, con dấu và chức danh cũng như thẩm quyền của công chứng viên đó.
👉Bước 2: Chứng nhận lãnh sự Đức
Tại bước này, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ theo yêu cầu và nộp tại cơ quan có thẩm quyền để chứng nhận lãnh sự. Cơ quan bạn cần liên hệ sẽ khác nhau, tùy vào loại giấy tờ bạn cần chứng nhận lãnh sự. Cụ thể như sau:
Đối với giấy tờ do liên bang cấp, bạn cần chứng nhận lãnh sự tại:
- Cục Quản lý Liên bang (Bundesverwaltungsamt):
- Địa chỉ: Referat II B 4, 50728 Köln
- ĐT: 0228-99358 4100
- Email: [email protected]
Trường hợp ngoại trừ: Các giấy tờ do Tòa Sáng chế Liên bang và Cục Sáng chế liên bang cấp sẽ cần được chứng nhận lãnh sự bởi Giám đốc Cục sáng chế liên bang.
Đối với giấy tờ, tài liệu do Tiểu bang cấp, thì cơ quan có thẩm quyền không được quy định thống nhất ở các bang. Do đó, cơ quan ban hành tài liệu sẽ tư vấn cho bạn về cơ quan có thẩm quyền cấp chứng nhận này
👉Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Đức
Tại bước này, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
- Đơn đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu;
- 01 bản chụp hộ chiếu còn hạn hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu;
- 01 bản chụp giấy phép cư trú tại Đức (nếu giấy phép cư trú dán trong hộ chiếu thì chụp trang hộ chiếu liên quan, nếu giấy phép cư trú là thẻ nhựa thì chụp thẻ nhựa);
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự + 01 bản copy để lưu hồ sơ;
Sau đó, bạn sẽ nộp hồ sơ tại:
- Bộ phận Lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam tại Berlin:
- Địa chỉ: Elsenstraße 3, 12435 Berlin-Treptow
- ĐT: 030-536 30 108 (Tổng đài)
- Fax: 030-536 30 200
- E-mail: [email protected]
- Thời gian nhận hồ sơ: thứ Hai, thứ Tư, thứ Năm từ 9:00 – 12:30 và từ 14:00 – 16:30
- Thời gian trả kết quả: thú Hai, thứ Tư, thứ Năm từ 11:00 – 12:30 và 15:00 – 16:30
- Tiếp nhận hồ sơ tại 10 bang:
- Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Frankfurt:
- Địa chỉ: Kennedyallee 49, 60569 Frankfurt am Main
- ĐT: + 49 -69 – 7953 3650
- Fax: + 49 – 69 – 7953 36511
Thơì gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự của ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Đức 3-5 ngày kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Phí hợp pháp hóa lãnh sự tại bước này là 10 USD/tem.
Sau khi hoàn tất bước 3 này và nhận được tem hợp pháp hóa lãnh sự, bạn có thể mang giấy tờ đó sang Việt Nam, dịch thuật công chứng ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam.
Như đã nói ở trên, toàn bộ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đức để sử dụng tại Việt Nam cần được thực hiện tại Đức. Do đó, nếu bạn có giấy tờ do Đức cấp cần mang sang Việt Nam sử dụng và đang ở Đức, bạn nên tiến hành hợp pháp hóa lãnh sự trước khi rời khỏi Đức. Còn nếu bạn đang ở Việt Nam và không biết làm cách nào để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đức của mình, hãy cho chúng tôi biết ngay, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn toàn bộ quy trình.
4. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Đức
Hợp pháp hóa lãnh sự Đức là một quá trình phức tạp. Nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm, vấn đề này chắc chắn sẽ khiến bạn đau đầu.
Để tiết kiệm thời gian, công sức, thậm chí là tiền bạc cho chính bản thân, bạn hoàn toàn có thể sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Đức của Vietnam-visa.com.
Với hơn 13 năm kinh nghiệm, Vietnam-visa là LỰA CHỌN NHANH & AN TOÀN NHẤT nếu bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự Đức.
Vietnam-visa cung cấp các dịch vụ trọn gói và theo nhu cầu như sau:
| Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Đức để sử dụng tại Việt Nam | Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Đức |
| ✔️ Công chứng/chứng thực ✔️ Chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền ✔️ Hợp pháp hoá lãnh sự ĐSQ/TLSQ Việt Nam tại Đức ✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng | ✔️ Dịch thuật công chứng ✔️ Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam ✔️ Chứng nhận lãnh sự của ĐSQ/TLSQ Đức tại Việt Nam ✔️ Chuyển phát đến tay khách hàng |
Giấy tờ thường được Hợp pháp hóa lãnh sự Đức dịch vụ
| Giấy tờ thương mại | Giấy tờ cá nhân |
| ✔️Giấy chứng nhận đầu tư, ✔️Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp, ✔️Điều lệ công ty, ✔️Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ✔️Quyết định bổ nhiệm, ✔️Chứng nhận xuất xứ, ✔️Chứng nhận chất lượng ✔️Chứng nhận y tế, ✔️Hợp đồng, thỏa thuận, ✔️Báo cáo tài chính, ✔️ Hóa đơn thương mại ✔️… | ✔️Giấy khai sinh, ✔️Giấy đăng ký kết hôn, ✔️Giấy chứng tử, ✔️Giấy Ly hôn, ✔️Giấy chứng nhận độc thân, ✔️Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm, ✔️Lý lịch tư pháp, ✔️Giấy khám sức khỏe, ✔️Xác nhận kinh nghiệm, ✔️Giấy ủy quyền, ✔️Quyết định của Tòa án, ✔️….. |
Vietnam-visa cam kết:
- Tư vấn chính xác thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Đức
- Cập nhập nhanh chóng các thông tin về tiến độ, quy trình làm việc của các cơ quan chức năng
- Tối ưu thời gian và chi phí làm việc
- Đảm bảo tính chính xác, đúng hẹn theo yêu cầu của khách hàng
- Cam kết bảo mật hoàn toàn thông tin khách hàng.
Hãy liên hệ Vietnam-visa để được hỗ trợ tư vấn cặn kẽ trình tự thủ tục làm hợp pháp hóa lãnh sự Đức:
- Văn phòng tại Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà Vinaconex 9, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Văn phòng tại TP. Hồ Chí Minh: Phòng 403, Tòa nhà Win home, 03 Nguyễn Văn Đậu, Phường 5, Quận Phú nhuận, TP Hồ Chí Minh
- Hotline: 0946 583 583 (có thể liên hệ cả kênh WhatsApp, Viber, Zalo)
- Email: [email protected]
