Hiện nay, nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự ngày càng gia tăng, và bên cạnh giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, thì có một loại giấy tờ không thể thiếu trong bộ hồ sơ cần chuẩn bị, đó chính là Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK.
Trong bài viết này, Vietnam-visa sẽ hướng dẫn bạn cụ thể cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự này.
1. Mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự mới nhất
Hiện nay có 02 loại tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự, đó là:
- tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online (trực tuyến); và
- tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự giấy.
👉Tải Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK
2. Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Như đã nói ở trên, có 02 loại tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, nên trong phần này chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn bạn cách điền từng loại tờ khai.
2.1 Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online
Khi điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, việc đầu tiên bạn cần thực hiện là xác định địa điểm nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự là Cục Lãnh sự Hà Nội hay Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh, bởi vì tờ khai bạn cần điền sẽ phụ thuộc vào nơi bạn nộp hồ sơ.
- Nếu nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự Hà Nội, bạn cần hoàn thành tờ khai tại đây;
- Nếu nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ TP HCM, bạn cần hoàn thành tờ khai tại đây.
Lưu ý trước khi điền tờ khai:
- Đảm bảo cơ quan cấp giấy tờ của bạn thuộc danh sách các cơ quan được liệt kê trong tờ khai. Nếu không, bạn cần công chứng giấy tờ đó tại cơ quan công chứng/tư pháp được liệt kê trong danh sách có sẵn.
Dưới đây là cách khai tờ khai yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự online tại Cục lãnh sự Hà Nội:
- Đầu tiên, bạn sẽ hoàn thành phần thông tin về giấy tờ, bao gồm:
- Tên giấy tờ: Chọn loại giấy tờ bạn muốn khai: Bằng đại học, bảng điểm…
- Loại giấy tờ: Chọn bản chính, bản dịch, bản sao hay bản trích lục
- Tổng số bản: Hãy điền số bản bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự của loại giấy tờ này. Lưu ý: lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự là 30.000 đồng/tem. Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu là 5.000 đồng/tem.
- Số hiệu giấy tờ: Hãy điền số hiệu trên giấy tờ bạn cần chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự theo quy tắc như sau:
- Nếu là bản chính, số hiệu giấy tờ là số hiệu bản gốc, nếu bản gốc bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự không có số này thì bạn điền số 01. Ví dụ số hiệu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh là 1 hoặc mã số doanh nghiệp ghi trên đó; số hiệu giấy khai sinh là số hiệu nằm ở góc phải trên cùng.
- Nếu bản sao, bạn điền số chứng thực của dấu sao y bản chính của cơ quan công chứng.
- Tên người được cấp giấy tờ: Điền tên của cá nhân được ghi trên giấy tờ cần HPHLS/CNLS. Đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh tức là tên công ty.
- Cơ quan cấp/sao chứng thực: Căn cứ vào mục 2 loại giấy tờ, nếu là
- Bản chính: Bạn điền tên cơ quan cấp ghi trên con dấu;
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Cơ quan cấp thường là Sở kế hoạch đầu tư tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương;
- Giấy khai sinh: Nơi cấp thường là Ủy ban Nhân dân xã/phường;
- Bản dịch: Bạn xem tên cơ quan ở phần xác nhận bản dịch, thông thường là phòng tư pháp (nhà nước) hoặc văn phòng công chứng (tư nhân).
- Bản sao: Bạn xem phần tên cơ quan ghi trong con dấu chứng nhận sao y trùng khớp với bản chính hay bản sao y bản chính. Hoặc đối với bản trích lục, bạn tìm tên cơ quan nằm trên chữ ký và con dấu của người ký trích lục, thường là Ủy ban Nhân dân, phòng đăng ký kinh doanh.
- Người ký: Tùy theo mục số 2 – loại giấy tờ mà bạn chọn người ký phù hợp:
- Đối với bản chính: Bạn xem phần tên bên dưới chữ ký và con dấu;
- Đối với bản dịch: Bạn xem phần xác nhận bản dịch, thường là trưởng/ phó phòng tư pháp;
- Đối với bản sao: Bạn xem tên người ký trong dấu/ mộc chứng nhận sao y đúng với bản chính hay bản sao y bản chính;
- Bản trích lục: Bạn xem tên bên dưới chữ ký và con dấu của người ký trích lục;
- Chức danh: Điền tương tự như ở mục 7 – người ký
- Ngày ký: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (ngày cấp lần thứ…). Đối với giấy khai sinh, ngày ký ở phần gốc phải bên dưới giấy tờ.
- Sau khi điền đầy đủ thông tin, bạn ấn vào mục “Thêm vào danh sách”, để thông tin này được lưu vào mục 1b. Sau đó bạn sẽ điền thêm nếu cần bổ sung giấy tờ.
- Sau đó, bạn hoàn thành các mục về thông tin người nộp hồ sơ, bao gồm:
- Họ tên: Điền đầy đủ họ tên của người nộp như ghi trên CMND/hộ chiếu/bằng lái xe
- Số CMND/hộ chiếu/bằng lái xe: Điền số CMND/hộ chiếu/bằng lái xe của người nộp hồ sơ
- Địa chỉ liên lạc: Điền địa chỉ tạm trú của bạn, hoặc thường trú nếu không có địa chỉ tạm trú
- Các thông tin như ngày cấp CMND/Hộ chiếu/Bằng lái xe, số điện thoại và emal là các trường thông tin không bắt buộc.
- Sau đó là đến phần thông tin về:
- Nước sử dụng giấy tờ: Điền tên nước mà bạn muốn nó được hợp pháp trên nước đó
- Mục đích sử dụng: Chọn mục đích trong hướng dẫn
- Sau đó, bạn tích vào ô cam đoan những lời khai trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật, và chọn “Tạo tờ khai”.
Như vậy, bạn đã hoàn thành khai tờ khai Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự tại Cục Lãnh sự Hà Nội. Bây giờ, bạn hãy tải tờ khai này về, in ra, ký tên để nộp cùng bộ hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự/chứng nhận lãnh sự lên Cục lãnh sự Hà Nội.
Bạn nên ghi lại thông tin “Mã tờ khai” và “Mã xác thực” để sử dụng cho các lần tiếp theo hoặc nhập email để hệ thống tự động gửi thông tin vào hòm mail của quý khách.
Về Tờ khai yêu cầu chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự tại Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh cũng có các thông tin tương tự như tờ khai tại Cục lãnh sự Hà Nội.
Cách điền tờ khai yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến không hề khó phải không các bạn. Cách điền tờ khai giấy cũng tương tự như thế đó ạ, chỉ khác là bạn sẽ không phải thực hiện các thao tác click chuột thôi.
2.2 Cách điền tờ khai khai hợp pháp hóa lãnh sự giấy
Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự giấy cũng có các phần như:
- Thông tin về người nộp hồ sơ;
- Thông tin về giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự,
- Thông tin về quốc gia sử dụng.
Tuy nhiên, Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK điền tay đơn giản hơn nhiều so với tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online, bởi vì:
- Về phần giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, bạn chỉ cần điền tên loại giấy tờ và số bản hợp pháp hóa lãnh sự, bạn không cần điền thông tin về tên người được cấp, số hiệu giấy tờ, cơ quan cấp/sao chứng thực, người ký, chức danh và ngày ký.
- Bạn không được yêu cầu khai mục đích sử dụng giấy tờ.
Như vậy, Vietnam-visa vừa hướng dẫn xong cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến hoặc bằng giấy. Nếu chưa có kinh nghiệm thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, không có thời gian hoàn thành tờ khai hoặc cần có kết quả sớm, bạn hãy sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự của Vietnam-visa để được tư vấn và hỗ trợ nhanh chóng.
