Hướng dẫn chi tiết cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến

Hiện nay, việc điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự đã trở nên thuận tiện hơn nhờ hệ thống khai báo trực tuyến do Bộ Ngoại giao Việt Nam triển khai. Người dân chỉ cần truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự, lựa chọn mục “Thủ tục lãnh sự trực tuyến”, sau đó xác định đúng loại tờ khai cần thực hiện – chẳng hạn như tờ khai hợp pháp hóa giấy tờ hoặc chứng nhận lãnh sự.

Để giúp bạn dễ dàng thao tác và tránh những lỗi thường gặp trong quá trình khai báo, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến, từ cách truy cập hệ thống cho đến hoàn tất mẫu khai đúng quy định.

1. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự là một loại biểu mẫu bắt buộc phải điền khi cá nhân hoặc tổ chức có nhu cầu xin chứng nhận tính hợp pháp của giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài cấp để sử dụng tại quốc gia khác. Đây là bước khởi đầu trong quy trình hợp pháp hóa lãnh sự – thủ tục nhằm xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh của người ký trên giấy tờ đó là đúng quy định.

Tờ khai này cung cấp thông tin chi tiết về người nộp hồ sơ, loại giấy tờ cần hợp pháp hóa, mục đích sử dụng cũng như nơi nộp và nhận kết quả. Việc khai đúng và đầy đủ thông tin trong tờ khai là điều kiện bắt buộc để hồ sơ được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng tại cơ quan lãnh sự của Bộ Ngoại giao hoặc các cơ quan được ủy quyền.

Hiện nay, để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự có thể được điền và nộp trực tuyến qua hệ thống điện tử, giúp rút ngắn thời gian chuẩn bị và tránh những sai sót thường gặp trong quá trình điền hồ sơ giấy.

2. Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online

Khi bạn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự qua online, điều đầu tiên bạn cần xác định địa điểm nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự/ chứng nhận lãnh sự – Cục Lãnh sự Hà Nội hay Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Bởi vì, tờ khai của bạn cần điền sẽ phụ thuộc vào nơi bạn sẽ nộp hồ sơ.

• Nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự Hà Nội, bạn cần hoàn tất tờ khai tại đây.
• Nộp hồ sơ tại Sở Ngoại vụ TP HCM, bạn cần hoàn thành tất tờ khai tại đây.

Bước 1: Truy cập website và bắt đầu khai tờ khai

• Vào trang https://hopphaphoa.lanhsuvietnam.gov.vn/
• Chọn mục “Thủ tục lãnh sự trực tuyến” → “Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự” → “Tờ khai chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự”.
• Bạn sẽ phải đăng nhập tài khoản để bắt đầu điền thông tin tờ khai. Chọn mục phù hợp với trường hợp của bạn: (1) Người nước ngoài/Công dân Việt Nam nộp hồ sơ cho bản thân (chưa có VNEID và CCCD gắn chip; (2) Công dân Việt Nam đăng nhập bằng tài khoản VNEID.
• Đọc kỹ hướng dẫn và tick vào ô “Tôi đã đọc kỹ nội dung và muốn đăng ký trực tuyến…” rồi nhấn “Đồng ý” để bắt đầu khai tờ khai

Bước 2: Điền thông tin giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự

Bạn cần khai đầy đủ, chính xác các trường bắt buộc (có dấu *), gồm:

• Tên giấy tờ: Chọn đúng loại giấy tờ bạn cần hợp pháp hóa (ví dụ: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy khai sinh, Bằng đại học…)
• Loại giấy tờ: Chọn “bản chính”, “bản dịch”, “bản sao” hoặc “bản trích lục” tùy theo bản giấy tờ bạn có. Nếu cần hợp pháp hóa nhiều loại giấy tờ, khai lần lượt từng loại rồi nhấn nút mũi tên xanh xuống để thêm vào danh sách, có thể sử dụng nút “sao chép” để nhanh chóng tạo bản ghi mới và chỉnh sửa loại giấy tờ.
• Số hiệu giấy tờ: Nhập số hiệu hoặc số chứng thực trên giấy tờ. Nếu giấy tờ không có số hiệu, nhập “0”.
• Cơ quan cấp giấy tờ: Ghi rõ tên cơ quan đã cấp giấy tờ hoặc cơ quan công chứng nếu là bản sao được chứng thực.
• Người ký, chức danh: Điền tên người ký và chức danh trên giấy tờ.
• Số bản cần hợp pháp hóa: Nhập số lượng bản cần hợp pháp hóa cho từng loại giấy tờ.
• Các thông tin khác theo yêu cầu trên mẫu tờ khai

Bước 3: Điền thông tin người nộp hồ sơ

• Họ tên đầy đủ.
• Địa chỉ liên hệ.
• Số căn cước công dân hoặc hộ chiếu.
• Quốc gia giấy tờ được sử dụng.
• Mục đích sử dụng giấy tờ.
• Nơi khai đơn (thường là nơi bạn đang ở).
• Nơi nộp hồ sơ (Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh) – bạn cần xác định đúng nơi nộp vì tờ khai sẽ khác nhau tùy địa điểm.

Bước 4: Xác nhận và gửi tờ khai

• Nhập mã bảo vệ (captcha) theo yêu cầu.
• Đánh dấu vào ô cam kết: “Tôi xin cam đoan những lời khai trên là sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự chính xác của hồ sơ này”.
• Nhấn nút “Hoàn thành” để hệ thống tạo tờ khai điện tử.
• Tải về tờ khai đã hoàn thành, in ra, ký tên và gửi kèm hồ sơ bản giấy đến cơ quan tiếp nhận qua trực tiếp hoặc đường bưu điện.

3. Nộp tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tiếp ở đâu?

Sau khi hoàn tất và in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến, bạn có thể nộp hồ sơ trực tiếp tại các cơ quan sau:

1. Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao (Hà Nội)

• Địa chỉ: Số 40 Trần Phú, phường Điện Biên, quận Ba Đình, Hà Nội
• Thời gian làm việc: Từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy (trừ các ngày lễ, Tết)

2. Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh

• Địa chỉ: Số 184 bis đường Pasteur, phường Bến Nghé, quận 1, TP. Hồ Chí Minh
• Thời gian làm việc: Các ngày làm việc trong tuần và sáng thứ Bảy (trừ Chủ Nhật và các ngày lễ, Tết)

3. Các cơ quan Ngoại vụ địa phương được ủy quyền

Bộ Ngoại giao Việt Nam đã ủy quyền cho một số Sở Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự. Để biết danh sách cụ thể, bạn có thể tra cứu tại Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự: https://lanhsuvietnam.gov.vn

4. Nộp hồ sơ qua đường bưu điện

Nếu không thể đến trực tiếp, bạn có thể gửi hồ sơ qua đường bưu điện đến Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP. Hồ Chí Minh. Hồ sơ cần bao gồm tờ khai đã in và ký tên, các giấy tờ liên quan, bản sao giấy tờ tùy thân và phong bì có dán tem ghi rõ địa chỉ nhận kết quả.

Bạn không có thời gian chuẩn bị hồ sơ, xếp hàng chờ đợi, hay lo lắng sai sót khi điền tờ khai? Vietnam-visa cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói – nhanh chóng, đúng chuẩn, tiết kiệm thời gian. Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ bạn từ A-Z, đảm bảo hồ sơ được xử lý suôn sẻ ngay từ lần đầu.

4. Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói của Vietnam-visa

Nếu bạn cảm thấy bối rối khi điền tờ khai trực tuyến hoặc không có thời gian chuẩn bị hồ sơ, Vietnam-visa chính là giải pháp tối ưu dành cho bạn. Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hỗ trợ xử lý giấy tờ xuất nhập cảnh và pháp lý, Vietnam-visa cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.

Khi sử dụng dịch vụ, bạn sẽ được hỗ trợ:

• Tư vấn chi tiết từng bước: Hướng dẫn điền tờ khai trực tuyến hợp pháp hóa lãnh sự đúng chuẩn, tránh sai sót khiến hồ sơ bị từ chối.
• Chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ kỹ lưỡng: Đảm bảo giấy tờ đầy đủ, đúng định dạng, đúng yêu cầu của cơ quan chức năng.
• Thay mặt khách hàng nộp và nhận hồ sơ: Không cần xếp hàng hay chờ đợi, bạn chỉ cần bàn giao hồ sơ – mọi thủ tục còn lại đã có Vietnam-visa lo.
• Tiết kiệm thời gian và công sức: Đặc biệt phù hợp với cá nhân, doanh nghiệp cần xử lý hồ sơ gấp hoặc không thể đến trực tiếp cơ quan nhà nước.

Vietnam-visa hỗ trợ khách hàng toàn quốc với hệ thống văn phòng tại cả Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh. Dù bạn ở bất kỳ đâu, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và xử lý hồ sơ nhanh chóng, hiệu quả.

• Hotline/Zalo/WhatsApp/Viber: +84.946.583.583
• Văn phòng Hà Nội: Tầng 23, Tòa nhà Tasco, Phạm Hùng, Mễ Trì, Nam Từ Liêm
• Văn phòng TP. HCM: Tầng 6, Tòa nhà VIPD, số 4 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Đa Kao, Quận 1

Bạn cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cho các nước khác?

Vietnam-visa cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói, nhanh chóng, uy tín cho 100+ quốc gia! Từ giấy khai sinh, giấy kết hôn, đến bằng cấp, báo cáo tài chính… chúng tôi hỗ trợ bạn hoàn thành thủ tục dễ dàng, tiết kiệm thời gian.

Dịch vụ nổi bật: